こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です！
私はふだん、仕事で毎日のようにパワーポイントの資料を作成しています。
なので、いかにスピードを上げて資料を作成するかは私にとっては重要は問題です。
そこで今回は、パワポ資料の作成スピードアップのために知っておくべき小技テクニックのご紹介。
＜目 次＞
１．同じスライド内でコピー＆ペーストは使わない
２．図形の高さや横位置を一発で揃える
３．図形を等間隔に並べる
４．図形の大きさをショートカットキーで変更する
５．規定の図形・テキストボックスに設定する
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目次
１．同じスライド内でコピー＆ペーストは使わない
例えば、次のように、人型の図形を横に５人並べたいとします。
このとき、当然図形をコピーして、２人目、３人目を作っていくわけですが、私はコピー＆ペースト（貼り付け）は使いません。
コピー＆ペーストを使ってしまうと、コピーした図形が右下に出来てしまい、位置を調整するのが面倒だからです。
コピー＆ペーストを５回繰り返してみました。ほら、こんな感じで、どんどん右下にコピーされていくわけです。
こうなってしまうと、１つ１つの図形を、正しい位置にずらしていくという、面倒な作業が発生します。
では、どうするかというと、図形の上にカーソルを置いた状態で、[Shift] と [Ctrl] を押しながら図形を横方向へドラッグさせてみてください。
すると、図形のコピーが真横にスライドされるので、置きたいところでドロップしてください。
この操作を４回繰り返せば、真横に並ぶ、５人の人型を一瞬で作ることができ、いちいち縦の位置を調整する必要が無くなるので大変便利です。
この機能は、横方向か縦方向にのみコピーすることが出来ます。
私は、同じスライドの中でコピーする場合、コピー＆ペーストは一切使わず、このコピー方法を多用しています。
例えば、複数の図形やテキストボックスなどの場合も、まとめて選択して、同じようにスライドさせながらコピーすれば、手の込んだコピーも簡単に出来るのです。
２．図形の高さや横位置を一発で揃える
続いては、図形をきれいに並べるテクニックです。
あれ？さっききれいに並べたはずの５つの人型が、バラバラになってしまいました。
こんなとき、図形の位置を一気にきれいに整える方法があります。
揃えたい図形を全て選択して、[図ツール] → [書式] → [配置] のプルダウンメニューを開きます。
そこにある、「上揃え」「上下中央揃え」「下揃え」のいずれかを選択すると、一発で縦位置が全て揃います。
今回は、「上揃え」を選択したため、最も上にあった図形に位置が揃いました。
「下揃え」を選択すれば、最も下の図形に揃い、「上下中央揃え」を選択すれば、上端と下端の中間位置に揃えることが出来ます。
もちろん、高さの違う図形でも、一発で揃える事が出来ます。
今回は、高さを揃えましたが、全く同じように横位置を揃えることも可能です。
３．図形を等間隔に並べる
さて、先ほど人型図形の縦位置を一気に揃えましたが、まだきれいには並んでいません。
続いては、この５つの図形を、横に等間隔で並べ直したいと思います。
先ほどと同様に、揃えたい図形を全て選択して、[図ツール] → [書式] → [配置] のプルダウンメニューを開きます。
今度は、「左右に整列」を選択します。
すると、両端の図形の位置を基準にして、５つの図形が均等に並びました。
この縦横の位置を揃えるメニューと、等間隔に整列させるメニューを組み合わせれば、スライドの見栄えを調整するのにかかる時間は一気に短縮できますので、これは活用必須です。
４．図形の大きさをショートカットキーで変更する
続いては、図形の大きさの変更です。
オートシェイプなどの図形やテキストボックスの大きさを変更するとき、図形の角にあるポイントをドラッグで動かして大きさを調整する方が多いかも知れません。
私はこの方法はほとんど使わず、ショートカットキーを使って図形の大きさを調整しています。
ショートカットキーを使う理由は、大きさの微調整が自在なのと、図形の中心位置を変えずにサイズ変更できるからです。
操作方法は非常に簡単で、図形を選択した状態で、[Shift] ＋ [Ctrl] ＋ [↑][↓][←][→]です。
- [↑]：縦幅を広げる
- [↓]：縦幅を狭める
- [↑]：横幅を広げる
- [↑]：横幅を狭める
図形の中心位置をずらしたくない場合、図形の角のポイントを動かしてサイズ変更を行うと、中心位置を元に戻す必要があります。
しかし、ショートカットキーを使ったサイズ変更なら、その必要がないのでその分時間を短縮できます。
ちなみに、この機能は決して長方形などに限らず、線の長さを微調整したい時にも使えるのでとても便利です。
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５．規定の図形・テキストボックスに設定する
パワーポイントでは、オートシェイプやテキストボックスを作成すると、初期設定で色や文字サイズなどのデザインが決まっています。
でも、資料を作る上では、この設定のままではなく、変更することが多いですよね？
それなら、いちいち手作業で変更していたら面倒なので、使用頻度の高いデザインを設定してしまいましょう。
設定は、図形と、テキストボックスのそれぞれで行うことが出来ます。
図形の場合は、図形を設定したいデザインに変更した上で、右クリック → 「規定の図形に設定」を選択します。
これで、次に図形を作成したときには、設定通りの図形が最初から作成されるようになります。
なお、テキストボックスの場合は、 「規定のテキストボックスに設定」になります。
この設定で保存されるのは、
- 枠線の有無・太さ・色
- 塗りつぶしの色
- 文字サイズ・フォント・文字色
- 文字の装飾（太字など）
などです。
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さて、今回は特にパワーポイントの作業のスピードアップに欠かせない小技テクニックについて紹介しました。
こういったテクニックを使って、資料作成のスピードを上げることが出来れば、それ以外の部分に頭を使うことが出来ますので、この５つについては、ぜひマスターされることをオススメします！
私が知ってる書籍の中では、これが最も役に立ちました。この辺を追及したい方の参考になれば。
