ビジネスメールで件名の書き方を工夫して返信率を上げる方法

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

ビジネスメールで、相手からメールの返信がなくて困ることって、ありますよね。

メールが返ってこないことで自分の仕事がストップしてしまうこともあるし、リマインドメールを送ったり、電話をかけて催促するのも、面倒だし、気持ちがいいものではありません。

ということで今回は、わたしが実践している、ビジネスメールの返信が返ってきやすくなる、件名の書き方をご紹介。

メールが返ってこない理由を整理してみる

まず初めに、メールが相手から返ってこない理由について考えてみましょう。

この理由を理解することで、その理由を解消するための件名の書き方が見えてきます。

そもそもメールを見落としてる

わたしの同僚にも多いですが、毎日大量のメールが届き、メールボックスが真っ赤っかという人って結構いるんです。

そういう人の場合は特に、他のメールに埋もれてしまって、メールの存在に気づいていない、あるいは件名だけ流し見したけどスルーしている、というパターンは決して少なくありません。

自分宛のメール、要返信のメールだと気づいていない

これも膨大なメールを受信する人にありがちですが、メールが来ていることを認識していても、返信が必要なメールだと気づいていない、あるいは、自分が返すべきメールだと気づいていない、というパターン。

これも結構ありますねー。

メール返信の期限に気づいていない

続いて、メールが来ていることも、返信が必要なことも認識しているが、いつまでに返信すればいいのかを理解していない結果、メールが返ってこないパターン。

メールの本文には書いてあっても、メールを流し読みしてしまうと、返信すべき内容だけ頭に残って、納期が頭に残らないという経験は、わたし自身も思い当たるふしあります。

返信すべき内容の答えが出ていない

最後は、メールへの返信が必要なことは理解していて、返信の期限も分かっているが、単純に返信すべき「答え」が出ていないパターンです。

これはある意味で仕方のないことですが、いつ頃までに返信がもらえるのかくらいは、事前に教えてほしいところですよね。

ビジネスメールにおける件名は、超重要!

メールには、主に件名と本文がありますが、メールボックスの受信メール一覧に表示されるのは、件名のみです。

特にビジネスメールは、人によっては送られてくるメールの数が半端じゃないので、件名だけ見て、重要なメールか、自分宛のメールか、対処が必要なメールか、急ぎのメールかを判断しがちになります。

そして件名からその判断を誤るから、メールが返ってこないわけですね。

裏を返せば、メールの件名に工夫を凝らせば、それだけでメールの返信率はUPするんです。

メール返信率が高まる!件名の書き方

それでは、これらのメールの返信が返ってこない理由を踏まえ、メールの返信率が高まる、件名の書き方をご紹介します。

使いがちな「○○の件」の落とし穴

メールの件名でよく見かけるのが、「○○の件」という定番ともいえるフレーズ。

先日の店舗候補地下見の件
市場調査の件
役員向けプレゼン資料の件

こういう件名の書き方は、全くオススメできません。

なぜなら、大まかな内容は分かっても、ただの共有なのか、何かを質問されているのか、相談されているのかが一切見えてこないからです。

○○の件」というメールは、比較的返信されにくい件名の付け方となるでしょう。

Re: の継続に注意

同じように注意が必要なのが、「Re: 」で始まるメール。これもダメ。

Re: 先日の店舗候補地下見の件
Re: 市場調査の件
Re: 役員向けプレゼン資料の件

相手のメールに返信するときには、標準で追加される「Re: 」ですが、これも「返信です」ということは伝わっても、自分がどうすればいいのか、全く伝わってきません

更に、返信が何度か続くと、メールボックス内に全く同じタイトルのメールが並ぶことになりますよね。

これもメールが埋没してしまう一つの原因となります。

件名に用件を入れる

ビジネスメールの件名で大切なことは、そのメールを見て相手が何をしなければいけないかを、伝えることです。

例えば、件名の頭に「ご相談」「依頼」「確認のお願い」などの用件を入れるのは、非常に効果があります。

<ご相談>先日の店舗候補地下見の件
【見積依頼】市場調査の件
確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件

こんな風に頭に用件を入れるだけで、このメールはきちんと確認して返信しなけえればいけないんだな、ということが伝わりますよね。

わたしはほとんどのメールで、件名の頭に用件をつけるようにしています。

さらに、関係者が多いメールの場合は、誰に見て欲しいメールかを件名で示すために、件名に人名を入れるのもアリです。

鈴木様確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件

という感じ。これ見たら間違いなく、メールの中身を確認しますよね。

件名に返信期限、納期を入れる

更に、特にメールの返信期限や納期が迫っている場合には、件名に返信期限や納期を入れ込む、という方法もオススメです。

<24日までご相談>先日の店舗候補地下見の件
【依頼】【24日〆】市場調査の件
確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件 ※24日中に要返信

こういうメールをもらえば、確実にメールを開き、何日までに何をしなければいけないのかを確認するはずです。

そうすれば、間違いなく、メールの返信をもらえる確率は上がるでしょう。

返信メールは「Re:」だけで済まさない

先ほど、「Re:」で始まるメールは注意すべき、と書きました。

では、相手のメールに返信するときはどうすれば良いかといえば、やはり用件を書き加えるのがオススメです。

例えば、

確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件

というメールに対して返信するならば、

確認OKです→ 確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件
1点質問→ 確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件

という具合に。

考え方は先ほどと同じで、相手が件名を読んだだけで、何をすればいいのか、ある程度推測できるようにしてあげることが重要です。

相手が検索しやすいワードを入れる

これは相手に応じて、わたしの場合は特に取引先に対して送るメールで実践していることですが、メール件名の冒頭に、自分の会社の社名、あるいは自分の名前を入れるようにしています。

【○○社より】先日の店舗候補地下見の件
【○○社鈴木】【ご依頼】市場調査の件

みたいな感じです。

なぜこれをするかと言うと、メールを探しやすくするためです。

件名に社名を入れておくことで、相手がフォルダの自動振り分け設定がしやすくなりますし、フォルダわけが出来ない人でも、メールを検索しやすくなりますから。

そのために、社名や名前を入れておくのです。

もちろんこれは、相手に応じて必要があれば、という感じでいいでしょうね。

ということで今回は、わたしが実践している、ビジネスメールで件名の書き方を工夫して、返信率を上げる方法のご紹介でした。

きっと効果がありますので、ぜひ実践してみてください。

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