ビジネスメールの書き方テクニック公開!ビジネスメールは分かりやすさが命

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

ビジネスにおいて、今やメールは不可欠なツールです。でも、ビジネスメールってすっごく分かりづらい人がいるんですよね。

いかにメールを分かりやすく、相手に誤解なく内容を的確に伝えられるか?

わたしはここにめちゃくちゃ注意を払って仕事をしています。

分かりやすいメールが書けたときに快感を感じる、みたいな。変態ですね(笑)

ということで今回は、誰も書かない、わたし流の「相手に伝わる」ビジネスメールの書き方について。

ビジネスメールは「分かりやすさ」が全て

ビジネスメール 書き方」などで検索すると、色んな記事がヒットしますが、どちらかと言うと、メール特有の言い回しだったり、挨拶の書き方とか、礼儀とか、そんな内容ばかりです。

ですが、ハッキリ言ってそんなことは大事ではありませんよ。二の次です。

それよりもビジネスメールで大事なことは「分かりやすさ」。仕事ですから。

用件が相手にきちんと伝わること。ビジネスメールを書く上で、これよりも大事なことはありません。

ビジネスメールは手紙ではない

たまにビジネスメールを手紙か何かと勘違いしているんじゃないか?という人を見かけます。

毎回、季節の挨拶とか、雑談から入るみたいな。

1年振りにメールするとかだったら良いんですけど、ふだんからやりとりあるのに、こういう余計な内容書かれると、わたしは正直迷惑だなって思います。

だって、その話題を無視するわけにもいかないから、こっちも何か返すことになりますからね。

そういう話したいんだったら、直接会ったときとかにしようよって思います。

ビジネスメールは資料作成である

わたしが考えるに、ビジネスメールは手紙ではなく、むしろ資料作成です。

詳しくは次の章で解説しますが、わたしはパワーポイントの企画書とかプレゼン資料を作るような気持ちで、メールを書いています。

もちろん、実際には資料にするほどの内容ではないから、メールで済ませるわけですが、「分かりやすさ」の追求の仕方としては、資料作成と全く同じだと、わたしは考えています。

関連記事:企画書の作り方を公開

「伝わる」ビジネスメールの書き方のテクニック

では、具体的なビジネスメールの書き方のコツを、ご紹介していきたいと思います。

あくまで私流の書き方であることには間違いありませんが、この方法を実践しているお陰で、君のメールは丁寧で分かりやすいというお褒めの言葉をよくいただきますので、ぜひ参考にしてください。

テクニック①:ビジネスメールの件名は要約であれ

ビジネスメールの「顔」といえば、件名です。

忙しいビジネスマンともなれば、一日に数百通、メールが届きます。自分に関係ないメールと思われたら、開封すらせずに消去されてしまいます。

つまり、ビジネスメールの最初のゴールはまず、メールを開いてもらうこと。

そして、メールを開いてもらえるかどうかを決める大きな要因が、件名にあります。本文が同じでも、件名次第で開かれたり、開かれなかったりしますから。

ビジネスメールを開いてもらうために、件名で重要となるのが、そのメールの内容(本文)が想像できること、です。

つまり、ビジネスメールの件名は、本文の要約であるべき、ということ。

  • 何のプロジェクトに関するメールなのか?(あるいはプロジェクト外なのか?)
  • そのメールは自分への共有なのか、報告なのか、依頼なのか、相談なのか?

この2点がメールの件名から伝わってくるだけで、メールの開封率は間違いなく高まります。例えば、

先日の件

というメールタイトルはどちらも満たしていませんね。忙しかったら、まず無視されるタイプの件名でしょう。でもそれが、

確認のお願い★役員向けプレゼン資料の件

という件名だったらどうでしょう。まず開いてもらえるんじゃないでしょうか。

ビジネスメールの件名については、こちらの記事に詳しくまとめましたので、合わせてどうぞ。

関連記事:ビジネスメールの件名で返信率を上げる方法

テクニック②:文字だらけのメールは避けよう

件名で内容をきちんと伝えてメールを開いてもらったら、いよいよ本文です。

この記事の最初の章で、ビジネスメールで一番大事なのは分かりやすさ、と書きました。

逆に分かりにくいメールには、いくつか特徴があります。

その一つが、文字だらけで「パッと見で」読みづらいと思わせてしまうこと。

文字だらけのメールなんて、誰だって読みづらいものです。

分かりやすさへの近道は、メールを読む相手への思いやり、です。

例えば、適度な長さできちんと改行したり、

わたしの感覚では、3行以上になってしまう場合は、文章をふたつに分けて、

間を1行空けますね。

それでも、どうしても内容的に文章が長くなってしまう場合もあります。でも安心してください。

そんな時に使えるテクニックが、ちゃんとありますので。

内容が長くなる場合は特に、次以降のテクニックをしっかり駆使することで、ビジネスメールは圧倒的に分かりやすくなります。

テクニック③:メールの冒頭に、本文の要約を入れよう

テクニック①で「件名は本文の要約」と書きましたが、メールの冒頭でも、本文の内容について、要約して説明しておくのがベストです。例えば、

先日ご提案いただいた企画書について、3点ほど確認したいことがございますので、以下をご確認の上、今週中にご返答いただけますでしょうか。

この文のポイントは、次の2点です。

  • 企画書について確認したい点が、3つあるということ
  • 今週中に返答が必要であるということ

最初にこれを読めば、例え長文のメールであっても、この続きを読む心構えができますよね。

テクニック④:メールでも、段落を分けて見出しをつけよう

次なるテクニックのキーワードは「段落」です。

冒頭、ビジネスメールは、手紙ではなくて資料作成、と書いたとおり、分かりやすさを追求する上で「段落分け」は外せません。

特にメールの本文が長くなる場合は、確実に段落分けを実施しましょう。

長いひと固まりの文章よりも、短いいくつかの段落に分かれていたほうが、読み進めやすいし、その分理解もしやすいんですよね。

例えば、連絡事項が複数あるような場合は、それぞれを段落とすればいいですし、内容は一つの場合でも、「相談したいこと」「現在の状況」「懸念事項」みたいに段落わけすれば、分かりやすくなります。

そして段落には見出しをつけるのもオススメ。見出しは<>で囲ったり、頭に■をつけたりすると見やすいです。

例えばこんな感じ。

<相談したいこと>
昨日の定例ミーティングで、プロジェクトメンバーの増員ができないか、という話になりました。
現状を考えると、来月の頭には、業務がピークを迎えますため、ご検討をお願いいたします。
メンバーに必要と考えるスキルは、次の通りです。
・・・
・・・
・・・

<現在の状況>
昨年12月より、プロジェクトの新規受注が計画を超えて大幅に伸びており、リソースが足りておりません。
独身メンバーを中心に、一部のメンバーが深夜まで残業をして仕事を回している状況です。
更に、A社の大型業務の納品が前倒しになったことで、来月分の作業見通しが・・・

長くなってしまうビジネスメールの場合、段落わけは必須と考えましょう。

テクニック⑤:記号を使って、メールを見やすくしよう

PPTなどの資料では、オートシェイプ機能などを使って、見やすい資料になる工夫をしている人も多いでしょう。

PPTほどの自由度はありませんが、メールだって、記号を使って見やすくする工夫ができるんです。

例えば、わたしがよく使うのは、半角ハイフンを連続で並べて、一本の線のように見せるやり方。

————————————————————————————–
<相談したいこと>
昨日の定例ミーティングで、プロジェクトメンバーの増員ができないか、という話になりました。
現状を考えると、来月の頭には、業務がピークを迎えますため、ご検討をお願いいたします。
メンバーに必要と考えるスキルは、次の通りです。
・・・
・・・
・・・
————————————————————————————–
<現在の状況>
昨年12月より、プロジェクトの新規受注が計画を超えて大幅に伸びており、リソースが足りておりません。
独身メンバーを中心に、一部のメンバーが深夜まで残業をして仕事を回している状況です。
更に、A社の大型業務の納品が前倒しになったことで、来月分の作業見通しが・・・

段落わけとセットで使うと、効果抜群のテクニックですね。

このあたりは、メルマガを参考にするといいと思います。

文字だけで、いかに目に止まるように表現するか、様々な工夫がされていることに気づくはずです。

テクニック⑥:メールでも、箇条書きを積極的に使おう

何度も言いますが、ビジネスメールは資料作成です。

ということは、箇条書きだって積極的に使うのが効果的です。例えば箇条書きを使っていない文書があります。

プロジェクトメンバーにふさわしい人材は、まずクライアント対応経験が必要と考えています。特にA社は短納期での依頼が多いため、深夜対応もできるほうが良いかも知れません。また、クライアントと技術的な話も必要になってくるため、ある程度のプログラミングの知識があることも重要と考えております。

もちろん、これでも分かるんですが、箇条書きを使って書き換えるとこんな感じ。

プロジェクトメンバーにふさわしい人材要件は、次の通りです。
・クライアント対応経験
・できれば深夜対応可(A社は短納期の依頼が多いため)
・プログラミングの知識(クライアントと会話ができるレベルが必須)

内容的には一緒ですが、文字数も短く、読みやすくなっていますよね。メールでも、箇条書きは正義なんです。

テクニック⑦:スマホからの閲覧も意識してみよう

最近では、スマホからでもビジネスメールを見られるようにしている会社も多く、スマホから閲覧する機会も増えましたよね。

今後は、スマホから見ても見やすいメールか、という点も意識すべきかも知れません。

ただし、スマホ対応を意識しすぎてパソコンから見にくくなってしまうようでは本末転倒なので、そこまで意識する必要もないのかも知れません。

わたしが唯一スマホ対応として行っているのは、署名の横幅を短くすること。

メールの一番下に入れる署名の横幅が長いと、スマホで見たときに変な感じに改行され、かっこ悪い署名になります。なので、横幅を短くして、スマホからでも署名がパソコンと同じように見えるよう、調整しています。

ビジネスメールの書き方テクニックまとめ

ということで今回は、ビジネスメールの書き方のテクニックについて、まとめました。

  1. ビジネスメールの件名は要約であれ
  2. 文字だらけのメールは避けよう
  3. メールの冒頭に、本文の要約を入れよう
  4. メールでも、段落を分けて見出しをつけよう
  5. 記号を使って、メールを見やすくしよう
  6. メールでも、箇条書きを積極的に使おう
  7. スマホからの閲覧も意識してみよう

ビジネスメールで本当に大事なのは、礼儀とか、言い回しとかそんなものではなくて、内容が分かりやすく、相手にきちんと伝わることです。

ぜひ、この記事で紹介したテクニックを参考にしてみてください。相手からのメールの返信率も上がるかも知れませんよ。

次はこちらをどうぞ:メールが大量に届く人必見!メールを効率よく処理する方法