デスクトップや机の上を整理整頓し、仕事の効率をアップする方法

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

わたしは自分のワークライフバランスを充実させるため、常に、残業削減に取り組んでいます。

その一貫としてすごく大切だなーと感じるのが、パソコンのデスクトップや机の上の整理整頓

この記事を読んでいただいている方の中には、デスクトップや机の上が、ついゴチャゴチャになってしまう、という人もいるでしょう。

そこで今回は、わたしが実践しているデスクトップや机の上の整理整頓術について、ご紹介します。

デスクトップや机上が整理されてる人ほど仕事がデキる?!

そもそも、わたしがデスクトップや机の上の整理整頓を意識するようになったのは、理由があります。

それは、会社の中で仕事がデキると思う人や、仕事が早いと思う人のデスクトップや机の上は、たいてい整理されていて美しい、あるいはモノが無い、ということに気付いたから。

逆に、この人仕事がデキないなー、遅いなーと思う人のデスクトップは、たいてい画面が全て埋まるほどにファイルがごちゃごちゃに置かれているし、机の上にはファイルやら書類やらが山積みになっているんですよね。

デスクトップや机上が整理されていると、集中力が高まる

実際、わたしが意識してデスクトップや机上の整理整頓に取り組み始めたのは割と最近ですが、もっと早く取り組めば良かったと思っています。

その理由として特に大きいのが、デスクトップや机の上が整理されていることで集中力が高まる、ということ。

デスクトップにしても、机の上にしても、目の前に色んなものがあると、ついつい目移りしたり、目移りしないまでも意識してしまうものです。

例えば、あるプロジェクトの企画書作りに集中して励んでいるときに、ふと机の上に積まれている別のプロジェクトの資料が目に入ることで、集中力が削がれます。

見たのはほんの一瞬かも知れませんが、目から入った情報は脳で処理され、無意識にそのプロジェクトのことを考えてしまったりして、本来集中すべき企画書作りが妨げられてしまうのです。

あるいは、デスクトップにある「作りかけ」の提案資料が目に入って、「あ、あれもやんなきゃいけなかった」と思った瞬間、もう本来の作業に集中できていないのです。

今やるべき作業に集中する。そのためにデスクトップや机の上が整理されていることは、極めて重要です。

デスクトップや机上が整理されていると、必要なものがすぐに見つかる

デスクトップや机の上が整理されていると、必要なファイルや書類がすぐに見つかりやすいというメリットもあります。

「あの資料どこにあったっけ?」と探す手間が生まれると、その探している時間が無駄になるだけでなく、「書類を探す」という行為に頭を働かせなければならないために、集中力が途切れてしまいます。

ごちゃごちゃに置かれたデスクトップの中から、探しているファイルを探そうとすれば、パソコンの画面を凝視する形になり、目にも負担をかけ、疲労が溜まる原因にもなりかねません。

デスクトップや机上の整理が上手な人は、仕事の能力も高い

もう一つ、デスクトップや机上の整理する能力というのは、仕事の能力にも直結します。

デスクトップや机の上の整理が上手な人というのは、自分の思考や、やるべきタスク(ToDo)を整理することも上手です。

なぜなら、どちらの整理も、基本的な考え方は同じだから。

頭の中がゴチャゴチャした状態から、自分の考えを整理し、自分が取り組むべき課題を見つけ出す、あるいは、何から手をつけて良いか分からない状態から、優先順位を決めて、やるべきタスクを整理する。

これらは、実はデスクトップや机上を整理することと、一見する違うようで、共通点が多いんですよね。

ちょっとイメージが付きにくいかも知れませんが、例えばテトリス(パズルゲーム)が上手な人って、タスク管理が上手そうな感じがしませんか?要はそういうことです。(あれ?伝わってない?)

ということで、ここまでは、デスクトップや机上を整理することの大切さについて書きました。

ここからは、わたしが実践している、デスクトップや机の上を整理する具体的な方法を紹介します。

決して難しい方法ではありませんので、ぜひ明日から実践してみてください。

デスクトップの整理整頓術

まずは、パソコンのデスクトップの整理術です。

デスクトップに置いてよいアイコンの数を決める

デスクトップの整理でまず初めにするべきことは、デスクトップに置いておいてよいアイコンの数を決めることです。

これをしなければ、デスクトップのアイコンは無尽蔵に増えていってしまいますから。

デスクトップを整理する目的は、視界に余計なアイコンが入ることを避けるためなので、理想を言えば、少なければ少ないほどいいです。

ただし、少なすぎても不便だったりするので、わたしの場合は、縦一列までと決めています。

わたしのデスクトップに存在しているのは、だいたいこんな感じです。

  • ゴミ箱
  • インターネットブラウザ
  • メールシステム(Outlookなど)
  • 頻繁に使う社内ツール×2
  • 業務フォルダ(後ほど説明します)
  • 一時避難フォルダ(後ほど説明します)

基本的に、これ以外はデスクトップにフォルダやアイコンを置かないようにしています

次の章で詳しく説明しますが、何か新しいファイルを作るときは、最初から業務フォルダの中にファイルを作りますし、ダウンロードしたファイルなどが一時的にデスクトップに配置されることはあっても、とっとと「業務フォルダ」へ動かしてしまうのです。

最初は面倒くさいと感じるかも知れませんが、この手間は、後々仕事を効率化するための手間なので、惜しまずにやりましょう。

慣れてくると、決めた数以上にアイコンがあると気持ち悪く感じるようになり、すぐに動かしてしまいたくなりますよ。

「業務フォルダ」にまとめて、プロジェクトごとに整理

「デスクトップに置いていいのは縦一列まで」と言っても、普通に仕事をしていれば、日々多くの資料や、フォルダを作る必要が出てきて、縦一列なんかすぐに溢れてしまいますよね。

それらをどう整理するかと言えば、わたしは全て「業務フォルダ」という一つのフォルダにまとめています。

そしてその「業務フォルダ」の中は、更にプロジェクトごとにフォルダ分けされています。例えばこんな感じ。

業務フォルダ
 L1610_A社○○プロジェクト
 L1611_B社○○プロジェクト
 L1612_社内業務改革プロジェクト
 L1612_C社研修
 L9999_社内ツールショートカット集
 L9999_企画書・商談書テンプレート

ちなみにわたしの場合は、上記のように、フォルダの頭にプロジェクトが始まった年月をyymm形式でつけることで、時系列順に並ぶようにしています。

また、特定のプロジェクトではなく、よく使うようなものは、9999という番号を振って、常に一番下に来るようにしています。

ファイル名の付け方のコツについては、こちらを参考にしてください。

合わせて読みたい フォルダやファイルの「名前」を工夫して、管理をらくちんにしよう! | No.2宣言
今回は、名前のつけ方を工夫するだけで、フォルダやファイルの管理が楽になるテクニックをご紹介。

新しく発生する資料やファイルは、常に「業務フォルダ」の中に、プロジェクトごとに整理して格納しておけば、ファイルが見つからなくなる心配もありません。

整理できないファイルは「一時避難フォルダ」を保存しておく

もう一つのコツは、デスクトップに「一時避難フォルダ」を作成しておくことです。

このフォルダは、基本的にはほとんど使いません。

一つ前の章で触れたように、プロジェクトに関係するファイルは、全て「業務フォルダ」に入れますし、不要なファイルは即刻削除します。

でも、時々あるのが、あとあと必要になるかも知れないから削除もできないし、かと言って特定のプロジェクトのフォルダに入れるのもおかしいファイル。

こういうファイルって、ついデスクトップに置いておきたくなりますが、デスクトップは常にきれいに整理された状態であるべき。そこで必要になってくるのが「一時避難フォルダ」なのです。

「一時避難フォルダ」に入れておけば、とりあえずデスクトップが荒らされることはありません。

定期的にフォルダの中を確認して、もし必要がなくなったら、そのときに消してしまえばいいのです。

机の上の整理整頓術

続いては、机の上の整理術です。

といっても、考え方はパソコンのデスクトップと基本的に同じです。デジタルか、アナログかの違いでしかありません。

机の上に置いてよいものを決めておく

デスクトップに置いてよいアイコンの数を決めたのと同じように、自分の机の上に置いてよいものを決めておきましょう

わたしの場合は、机の上にあるのは、

  • パソコン
  • アダプタ
  • 会社の携帯電話
  • ペン
  • その瞬間に手をつけているプロジェクトの資料

のみです。

飲み物(ペットボトル)は目につかない机の下に置いておき、他のプロジェクトの資料はカバンの中やロッカーなどにしまっています。

机の上を整理する目的は、視界に入るものを出来る限り少なくし、意識がそれてしまうものを極力なくすことです。

なので、今その瞬間に取り組んでいるプロジェクトの資料以外は、見えないところにしまってしまいますし、手帳や、飲み物や、同僚からもらったお菓子なども、集中を妨げるので、目につかないところへ隠すようにしています。

不要になったものは、すぐに破棄するか、片付ける

仕事を進める上では、手元に資料を置いて、見ながら作業をする必要がある場合が多いですよね。

では、そのプロジェクトの仕事が一区切りついて、今度は別のプロジェクトの仕事を進めようとするとき、手元にあった資料はどうするでしょうか。

おそらく多くの人は、机の隅っこに置いておくのではないかと思います。

わたしの場合は、いちいち片付けます。ちなみにわたしが勤める会社では、机の下にスペースがほとんどない替わりに、個人ロッカーがあるので、席を立って、個人ロッカーに資料を片付けにいきます。

で、ロッカーから次の仕事に必要な資料を持ってくるわけです。なので、一日に何度も席から離れたロッカーに、資料の出し入れをしに立っていることになります。

そんなの面倒くさい、と思うかも知れませんね。確かにそれなりの手間はかかります。

でも、そうすることで机の上が整理され、その瞬間に取り組んでいる仕事に集中できるので、結果的には仕事は効率的になっています。

それに、人間の集中力はそう長くは続かないので、30分に1回くらいは席を立って少し歩いたほうが良いんですよ!

なのでわたしは、飲んでいたペットボトルが空っぽになったら、そのタイミングですぐに捨てにも行きますし、手元に書いていたメモ帳や付箋が不要になったら、それも立ち上がってゴミ箱に捨てにいきます。

周りから見たら、ちょっと落ち着きのない社員かも知れませんが、実はものすごく理にかなった行動なんです。

整理のためのとりあえずBOXを用意しておく

机の上の整理についても、デスクトップの整理の場合と同様に、一時避難の箱「とりあえずBOX」を用意しておくのもオススメです。(名前はどうでもいいんですが)

ちょっとこのタイミングで捨ててしまうのはリスクがある、みたいなものを一時保管用のとりあえずBOXにしまっておくのです。

ただし、パソコンの場合は、ファイル=データなので、いくらでも入れておくことが出来ますが、リアルな箱の場合は、入れられる要領に制限があるので、それこそ定期的に整理しないと、すぐにいっぱいになってしまいますので注意が必要です。

デスクトップや机上の整理のポイントまとめ

ということで今回は、ふだんわたしが実践している、デスクトップや机の上の整理術を紹介しました。

わたしが実践している整理術の目的は、集中力を高め、それによって仕事を効率的にこなすこと。

なので、整理術の最大のポイントは、とにかく視界に入ってくる情報を減らすことが肝心です。そのために、

  • デスクトップや机の上に置いてよいものや数を決め、それ以外は置かないと決める
  • デスクトップや机の上に置かないものは、プロジェクトごとに整理してしまっておく
  • その瞬間に必要なもの以外は、すぐに視界に入らないところに片付ける
  • どうにもできないものを「一時避難」させるフォルダや箱を作っておく

という具合です。

決して難しい方法ではないので、ぜひ明日から実践してみてくださいね。

なお、デスクトップや机の上の整理を極める上で参考になった本を挙げておきます。

どちらも、役に立つ名著だと思います。

また、この記事で紹介した整理術以外にも、残業を削減して早く帰るコツをまとめていますので、合わせてどうぞ。

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