Excel関数12選!会社員が差をつける基本の関数を厳選して紹介!

こんにちは。Excelを駆使する会社員、ユージーン(@Eugene_no2)です!

Excelは、わたしにとって他人と差をつけるビジネススキルの一つになっています。

Excelは現代の会社員にとって避けて通れませんが、関数を使いこなすことで、他人にはできないことが出来るようになり、同じ作業であっても、他人よりも圧倒的に短い時間でこなすことが出来るようになります。

この記事では、何でもかんでも紹介するのではなく、実際に会社員の仕事で役に立つとわたしが感じているExcel関数を厳選して、紹介していきます。

なぜExcel関数を使いこなす必要があるのか?

関数を紹介する前に、そもそもなぜExcel関数を使いこなす必要があるのか、という話。

Excelで関数を使いこなすべき理由は、次の3つです。

  1. 四則演算ではできない計算をさせる
  2. 時間がかかる作業を、時短でこなす
  3. 2回目以降の作業を楽にする

とはいえ、普通の会社員の仕事では、標準偏差、分散、三角関数のような、四則演算でできない計算なんて、ほとんど必要ありませんので、大事なのは後の2つです。

関数を使いこなせるようになると、必要なデータや表を作るのも、圧倒的に時間が短縮できるようになります。

そしてもう一つ、2回目以降の作業が楽になる、というのもExcelで関数を駆使する超重要なメリット。例えば、会社員の仕事で割と多いのが、売上などのレポートを毎月同じフォーマットで作成する、なんていう仕事。

関数が使いこなせるようになると、参照元のデータを置き換えるだけで、瞬時にレポートが完成する、という離れ業ができるようになります。

詳しくはこちらの記事で解説しています。

合わせて読みたい Excel・VLOOKUP関数を駆使して定型レポートを超効率的に完成させる方法
VLOOKUP関数を駆使して、決まった形式のデータから、欲しいデータを半自動的にピックアップする方法を解説。

毎月2時間かかっていた作業が10分で出来るようになったら、良くないですか?

なぜExcel関数を覚え、使いこなす必要があるのか?それは、今必要な作業を短時間で終わらせるため、つまり効率化のためです。

このページを読んでいただきながら、ぜひ今のあなた自身の仕事をどう、効率化できるのか、ぜひ考えてみることをオススメします。

知らないと損!会社員が覚えておくべきExcel関数12選

それでは、会社員ならぜひ知っておきたい、基本の関数です。

基礎中の基礎【SUM関数・AVERAGE関数】

この2つは既にマスターしている人が多いとは思いますが、合計(SUM)平均(AVERAGE)を計算する関数です。

=SUM(合計範囲)
(訳:合計範囲の数字を足せ)
=AVERAGE(平均範囲)
(訳:平均範囲の数字の平均値を出せ)

これで指定した範囲内の合計と平均を計算することができます。

ちょっと応用【SUMIF関数・AVERAGEIF関数】

SUM関数AVERAGE関数のちょっと応用編、それがSUMIF関数と、AVERAGEIF関数

後ろにIFがついている通り、条件に当てはまるものだけを合計する、平均する、という便利な関数です。

=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)
(訳:範囲の中で検索条件を探して、合計範囲を足せ)
=AVERAGEIF(範囲,検索条件,平均範囲)
(訳:範囲の中で検索条件を探して、平均範囲の平均値を出せ)

例えば、店舗別・商品別の売上データがあったとして、店舗別あるいは商品別に売上を集計したいときなどに便利です。

ピボットテーブル機能を使っても全く同じ集計ができますが、関数を使って集計するのがオススメです。

なぜかといえば、冒頭に書いたように、2回目以降の作業が断然楽になるからです。ピボットテーブルだと、レポートを作成するたびに、同じ作業が必要になります。

しかし、関数で集計していれば、1回目の作業ファイルが役に立ち、元のデータを差し替えれば、自動的にレポートが完成している状態にすることが出来るのです。例えば、VLOOKUP関数を使った例はこちら。

合わせて読みたい Excel・VLOOKUP関数を駆使して定型レポートを超効率的に完成させる方法
VLOOKUP関数を駆使して、決まった形式のデータから、欲しいデータを半自動的にピックアップする方法を解説。

地味に必要になる【COUNTA関数・COUNTIF関数】

続いては、データの数を数える関数、COUNTA関数(データの入っているセルの数を数える)と、COUNTIF関数(条件に合うセルの数を数える)です。

=COUNTA(範囲)
(訳:範囲の中でデータが入ってるセルを数えろ)
COUNTIF(範囲,検索条件)
(訳:範囲の中で検索条件が入ってるセルを数えろ)

このように出欠を入力している人の数を数えたり、日程別に出席者の数を数えたりするのに便利です。

あんまり使う頻度が高い関数ではないかも知れませんが、地味に必要な時がくる、覚えておくべき関数です。

わたしがこの関数を一番使うのは、もしかしたら会議や飲み会の出欠表かも。たとえ会社の飲み会の出欠表でも、そこに関数がバッチリ使われていたら、「こいつ、出来るな」と思われる・・・かも知れませんよ?

単純だけど超使える!繋ぎの【&】

続いては、単純だけど超使える、繋ぎの【】です。

実はこれだけ「関数」とは呼べないのですが、他の関数と同じように活躍するFunction(=機能、関数)なので、あえて紹介させていただきます。

=参照1&参照&2参照3…
(訳:参照1,参照2,参照3…の文字列を繋げろ)

つまるところ、複数のセルに入った文字列を繋げることができる機能です。

「参照」と書いていますが、“”(ダブルクオテーション)で囲めば、直接文字を入力することもできます。

全く派手さはありませんが、実に使える機能です。

わたしはこの【】は、資料作成などでよく使います。雛形の資料があって、例えば取引先ごとに社名部分を変更する、みたいな場合は、1セルだけ直せば、資料全体を修正できる、みたいなことが実現できるので、非常に便利ですよ。

詳しくは、こちらの記事で書いていますので、興味があればぜひ。

合わせて読みたい Excel繋ぎの【&】を覚えるだけで仕事は劇的に変わる!
関数ではないものの、関数と同じくExcelの便利機能「&」(わたしは「繋ぎの&」と呼んでいます)。資料作成にも使える「繋ぎの&」を解説

作業効率化ならマスター必須!【VLOOKUP関数・HLOOKUP関数】

さて、続いてはわたしが最も得意とする、そして会社員にとってマスターすることで他人と差がつく関数、VLOOKUP関数・HLOOKUP関数です。

HLOOKUP関数は、VLOOKUP関数の縦と横(行と列)を逆にしただけなので、VLOOKUP関数を理解していれば、使いこなすことができます。

VLOOKUP関数を一言で説明するなら、必要なデータだけを拾ってくる・抜き出すことができる関数です。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)
(訳:範囲の中から検索値を探して、その列番号番目の数字を返せ)

最後の検索方法は、とりあえず「FALSE」(=完全一致)と覚えておけば通常使う分には支障ありません。

もしあなたが、膨大なデータの中から必要なデータだけを抜き出すとき、該当するデータを自力で探して、コピー&ペーストで貼り付けるなんてことをしているなら、VLOOKUP関数をマスターすることで、作業時間は劇的に改善するでしょう。

VLOOKUP関数は奥が深く、そしてマスターすると強力な武器になる関数です。VLOOKUP関数の活用術を別に記事でまとめていますので、ぜひVLOOKUP関数くらい知っているよ、という方もぜひ、のぞいてみてください。

合わせて読みたい Excel・VLOOKUP関数を駆使して定型レポートを超効率的に完成させる方法
VLOOKUP関数を駆使して、決まった形式のデータから、欲しいデータを半自動的にピックアップする方法を解説。

ランキング作成に役立つ【RANK関数】

仕事をする中で、売れ行きなどのランキングを作成したことのある人も多いでしょう。そんなランキング作成に役立つのが、RANK関数です。

=RANK(数値,参照範囲)
(訳:数値参照範囲の中で何番目に大きいか教えろ)

その名の通り、指定した範囲の数字の大小で、順位を教えてくれる関数です。

ただし、RANK関数では順位を判別するだけなのでランキング表は作れません。でもVLOOKUP関数と組み合わせることによって、簡単にランキング表を作ることもできるようになります。

具体的なやり方は、こちらのページで解説していますので、知りたい方はどうぞ。

合わせて読みたい Excelでランキング表を作る方法。RANK関数とVLOOKUP関数を使え⁈
RANK関数とVLOOKUP関数をVLOOKUP関数を使ってExcelでランキング表を作る方法

また、RANK関数の欠点として、同じ数字が入っていた場合には、当たり前ですが結果も同じ順位になってしまい、ランキング表を作ろうとするとそれが不都合になることも。

でも、それを解消する方法もちゃんとありますので、ご安心を。こちらの記事で解説しております。

合わせて読みたい RANK関数で同じ順位が存在しないようにする方法
ExcelのRANK関数では、数値が同じなら同じ順位が返されますが、同じ順位が出てくると困ることもあります。ここでは同順位が出てこないようする方法を解説

賢く使って便利な【IF関数】

IF関数は、その名の通り、指定した条件に当てはまるかどうかで、その後の命令を出し分ける関数です。

=IF(条件式,真の場合の命令,偽の場合の命令)
(訳:条件式が正しい場合は真の場合の命令を、正しくない場合は偽の場合の命令に従え)

分かりやすい使い方としては、数字の大小を判別して、判別結果を入れるというものでしょう。

このIF関数は、応用編として、IF関数を繰り返すことで判別結果を3パターン以上にしたり、他の関数と組み合わせることで更に威力を発揮することが出来る関数です。

IF関数の活用方法は、別の記事で解説していますので、興味がある方はぜひご覧ください。

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他の関数の助っ人的存在【IFERROR関数】

IFERROR関数は、IF(もし)ERROR(エラーだったら)という名前の通り、セルの結果がエラー値になる場合に命令を発動する関数です。

=IFERROR(値,エラー値の場合)
(訳:がエラー値なら、エラー値の場合の値を返せ)

この関数は単独で使うことはほとんどなく、他の関数とセットで使います。

一番分かりやすい例は、VLOOKUP関数で、元データに指定した条件のデータが存在しない場合、エラー値「#N/A」が返されることになります。でも、#N/Aでは不都合になるので、「データなし」「」(ハイフン)や空白に変換したい時に役立ちます。

ちなみにエラー値には、#N/A#VALUE!#REF!#DIV/0!#NUM!#NAME?#NULL!などの種類があります。

何行目?何列目?が分かる【COLUMN関数・ROW関数】

続いては、意外と便利なCOLUMN関数ROW関数です。

COLUMN(カラム)とはExcelの列のこと、ROWは行のことです。

役目はものすごくシンプルで、そのセルが何行目、何列目なのかを教えてくれる関数です。()の中には何も書かなくて大丈夫。

=COLUMN() 訳:何列目?
=ROW() 訳:何行目?

どんなときに使うのかといえば、わたしは表やデータベースに通し番号を振る(ナンバリング)するときによく使います。

欲しいデータを自由に!【INDIRECT関数】

INDIRECT関数は、参照するセルのアドレスを文字列で指定できる関数です。

=INDIRECT(参照文字列)
(訳:参照文字列のセルの値を返せ)

ちょっとこれだと意味が分かりませんね。要するにセルのアドレス(例えば、「A5」)を数式や関数で指定できるんです。

例えば、下図のように名前のリストがあって、リストの数が変わっても、この記事でも紹介しているCOUNTA関数や、繋ぎの「&」と組み合わせれば常に一番下のセルの文字を持ってくることが出来るんです。

わたしは、他のシートの数字を参照するときなどにもよく使っています。

INDIRECT関数の使い方や活用方法は、別の記事で解説していますので、こちらをご覧ください。

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今日は何日?【TODAY関数】

ややこしい関数ばかりでなく、超簡単な関数もご紹介しておきます。今日の日付を教えてくれるTODAY関数です。()内は何も書きません。

=TODAY()
(訳:今日は何日?)

この関数の良いところは、翌日ファイルを開けば、ちゃんとその日の日付に更新されている、ということです。

わたしはカレンダーやスケジュール表などで、よく使っています。

抽選に便利な【RAND関数】

最後は、0~1の間でランダムに数字を発生させるRAND関数です。()内は何も書きません。

=RAND()
(訳:ランダムに数字を発生させて)

小数点以下の細かい数字が勝手に入力されます。もちろん桁数を変えたりしたければ、=RAND*100 などとすればOKです。

サンプルデータを作るときなど、何でもいいから適当に数字を入れたい場合にももちろん使えますが、一番役に立つのが、抽選をしなければいけないときです。

抽選というのは、公平に行うためには、抽選する人の意思が入ってはならず、ランダムに選ぶ必要があります。

そんなとき、RAND関数で数字を発生させて、当選人数が3人なら、数字が大きいほうから3人を当選者として選べばよいのです。

もちろん、上位3人を判別するには、この記事でも紹介しているRANK関数を活用しましょう。

詳しい解説はこちら。

合わせて読みたい Excelでランキング表を作る方法。RANK関数とVLOOKUP関数を使え⁈
RANK関数とVLOOKUP関数をVLOOKUP関数を使ってExcelでランキング表を作る方法

Excel関数を知っているだけではなく、どう使うかが重要

この記事では、会社員が知っておくべき関数、使いこなせれば他人と差がつく関数を厳選して12種類、紹介してきました。

最後に、根も葉もないことを言うようですが、関数を知っているだけでは、意味がありません。重要なのは使いこなすことです。

数学の公式や定理を暗記していても、実際の問題で使いこなすためには、閃きも必要なのと同じですね。

とはいえ、実際にビジネスの場面でのExcel関数の活用方法には、パターンもあると思っています。それを、出来る限り紹介していますので、このサイトが少しでも、会社員の皆さんのExcel関数活用の助けになれば幸いです。

合わせて読みたい Excelの便利な活用術・実践的な工夫・小技まとめ
当ブログではたびたび、他のサイトには載っていないような、Excelの便利な活用方法や、実践的な工夫・小技などを紹介しています。