Excelの便利な活用術・実践的な工夫・小技まとめ

こんにちは。Excelを使いこなす会社員、ユージーン(@Eugene_no2)です!

当ブログではたびたび、他のサイトには載っていないような、Excelの便利な活用方法や、実践的な工夫・小技などを紹介しています。

このページは、そんな当ブログのExcel関連記事のサイトマップ的な内容をお届けします。

ぜひExcelの活用レベルを上げて、仕事を効率化し、ライバルに差をつけましょう。

Excelのグラフにまつわる活用方法

Excelの機能の中でも、非常にポピュラーなグラフ作成。

でも、ちょっとしたことでつまづいたり、あのグラフってどうやって作るんだろう、なんてことがあります。

例えば、よく使われる積上げ棒グラフに合計値を表示したいケースは割とあると思います。

直接テキストボックスで打ち込んだりしていてはダメですよ?工夫すればできますから。

合わせて読みたい Excelで積み上げ縦棒グラフの合計値を表示させる方法
積み上げ縦棒グラフに合計値を表示させる方法を3ステップで解説します。

積上げ棒グラフの関連でいうと、会社の決算報告などで、こういうグラフを見ることがあります。

この増減を表すのに便利なグラフは「ウォーターフォールチャート」と呼ばれるもの。

でも特別なグラフなどではなくて、積上げ棒グラフにちょっと手を加えただけなんですね。

やり方を知れば、誰でも作ることができます。

合わせて読みたい ウォーターフォールチャート(増減グラフ)の作り方は?Excel2013以前でも作れる方法を解説
増減を表現するのに便利なウォーターフォールチャートの作り方を解説します。Excel2013以前でも問題なし!

さて、積上げ棒グラフに限らず、グラフを作ったら、ラベル(数値)を入れることも多いですよね。

でもグラフにする項目数やデータが多かったりすると、ラベルがごちゃごちゃして、逆に見づらくなってしまっているグラフを目にすることがあります。

え?不要な部分は手で消してる?ダメではないですが、面倒だし間違いのもとです。

もし一定の基準以下の数字を消すだけでいいなら、設定で非表示にすることができちゃうんです。例えば、1以下、10%以下はラベルを表示させない、みたいな。

具体的な方法はこちらで解説しています。

合わせて読みたい Excelグラフやセルで基準値以下の数字を自動的に非表示にする設定
Excelのグラフやセルで、一定の基準値以下の数値(ラベル)を、自動的に非表示にする方法をご紹介。

Excelもバージョンが上がるごとにどんどん進化をしていますが、その中でも便利になったなと感じているのが、条件付き書式のデータバーや、セル内にグラフを描くスパークラインです。

え?何のこと?と思った方はぜひ、こちらのページものぞいてみてください。

合わせて読みたい Excelでグラフ機能を使わずに視覚的にデータを見せる方法
わざわざグラフを作成しなくても、Excelのある機能を使って、データを簡単に視覚的に表現できる方法。

Excelの関数にまつわる活用方法

続いては、苦手意識を持っている人も多いと思いますが、一方で使いこなせば超便利な、関数に関する記事です。

まず、全ての関数を理解することなど不可能なので、一般的なビジネスマンなら使えるようになりたい関数を厳選してみました。

合わせて読みたい Excel関数12選!会社員が差をつける基本の関数を厳選して紹介!
この記事では、何でもかんでも紹介するのではなく、実際に会社員の仕事で役に立つとわたしが感じているExcel関数を厳選して、紹介していきます。

中でも、VLOOKUP関数は重宝するでしょう。

特に、ローデータから必要な部分を抜き出したりするのにものすごく便利で、定期的に作る数表であれば、一度VLOOKUP関数を組んでしまえば、2回目以降は超時短でできます。

合わせて読みたい VLOOKUP関数を駆使して定型レポートを超効率的に完成させる方法
この記事では、VLOOKUP関数を使って、定型レポートを高速・時短で効率的に作成する方法を解説します。

また、VLOOKUP関数を使いこなせるようになると、複数の列を一気に持ってくることも、簡単になります。

合わせて読みたい VLOOKUP関数で複数列のデータを一気に取得する方法
VLOOKUP関数のちょっとした工夫で、複数列を一気に取得する方法を解説。

また、VLOOKUP関数には劣りますが、わたしがよく使うのが、順位をつける、RANK関数。

例えばランキング表の作成などが必要になった場合には、RANK関数と、VLOOKUP関数を組み合わせて作れます。

合わせて読みたい Excelでランキング表を作る方法。RANK関数とVLOOKUP関数を使え
Excelでランキング表を作るには、フィルタ機能を使うパターンや、RANK関数などの関数を駆使するパターンなど、複数の方法があり、それぞれにメリットがあります。

RANK関数って同じ値なら同じ順位が出てくるんですが、それで困ることもあるでしょう。

そんな時の解消法を見つけたので、こちらの記事で解説しています。

合わせて読みたい RANK関数で同じ順位が存在しないようにする方法
ExcelのRANK関数では、同じ数値であれば同じ順位が返されますが、それだと不都合が起こることも。RANK関数で同じ順位を発生させない方法を解説。

頻度としては多くありませんが、応募者の中から当選者を決める、みたいにランダムに抽選することも、RAND関数を使えばできます。

ちなみにここでは、RANK関数も活躍しますね。

合わせて読みたい Excelで公平に抽選を行うにはRAND関数とRANK関数を使おう!
この記事では、ExcelのRAND関数・RANK関数を使って、公平な抽選を行う方法をご紹介します。

RAND関数には他にも、ダミーデータ(サンプルデータ)の作成、なんていう活用方法もあります。

関連記事: coming soon

それから、いわゆる関数ではありませんが、関数に近い便利な機能に「繋ぎの&」があります。

わたしは文書作成の効率化の為に、よく使います。

合わせて読みたい Excel繋ぎの【&】を覚えるだけで仕事は劇的に変わる!
今回は、Excelで資料を作成するのに便利な「繋ぎの&」の活用術をご紹介。

Excelの高速化・効率化のための方法

Excelというのは便利なツールではありますが、わたしはExcelの作業それ自体が付加価値を生むことは無いと思っています。

つまり、Excelで集計したり、数表やグラフを作ったあと、何を読み取り、どう意思決定していくのかのほうが重要ということ。

それならば、Excelで行う作業は時短で、効率化したほうがいいに決まってます。

例えば、Excelの作業そのものを高速で行う方法に、Altキーの活用があります。

Altキーのショートカットを使いこなせば、マウスなどを使わなくとも、キーボード操作だけであらゆる操作ができ、慣れれば作業時間は圧倒的に短縮できるんです!

自分がよく使う操作のショートカットキーだけでも、覚えておくのがオススメです。

合わせて読みたい Altキーの使い方解説!Excel・PPTをショートカットで作業スピードを格段に上げる方法!
Altキーのショートカットを使ってExcelやPPTの作業スピードを格段に上げる方法をご紹介。

また、Excelの作業を効率化するなら、絶対オススメする最強無料ツールがあります。それが「RelaxTools」。

インストールが必要なツールですが、え?こんなことも一発操作で出来ちゃうの?というような機能がとにかく満載なんです。

わたしがよく使う機能と合わせて紹介していますので、ぜひのぞいてみてください。

合わせて読みたい Excel使いこなすなら最強無料ツール「RelaxTools」を取りあえず入れとけ!
Excelを少しでも使いこなしたいと思っているなら導入必須、RelaxToolsの便利な機能の一部とインストール方法をご紹介。

また、Excelで作った表やグラフを、PPT(パワーポイント)に貼り付けることも多いと思いますが、貼り付けパターンのオススメは「リンク貼り付け」です。

「リンク貼り付け」にしておけば、元のExcelファイルを更新すれば、PPTファイルも自動的に更新され、貼り付け直す手間を省くことができますから。

合わせて読みたい Excelのグラフをパワポに貼るなら「リンク貼り付け」にしておくべき理由
Excelからパワーポイントに表やグラフを貼り付けるなら、絶対的に「リンク貼り付け」がオススメです。

それから、これはマニアックですが、F1キーを無効化する方法を紹介しています。

F1キーを押すと、ヘルプメニューが起動します。ただ、F1キーって間違って押してしまうことが多いんですよね。

そのたびに、ヘルプが起動してしまうのが厄介なので、押し間違えても何も起きないように、そもそも無効化してしまおうという発想です。

押し間違いの多い人や、無駄の削減にこだわりたい人はぜひどうぞ。

合わせて読みたい F1キー無効化!押し間違えによるヘルプ起動を防ぐ方法(Excel)
はマクロを使って、F1キーを押しても、ヘルプが立ち上がらないようにしています。マクロといっても、全く難しいものではありません。今回は、ExcelでF1キーを無効にする方法について。

その他のExcel関連記事

実はこのブログのExcel関連記事の中で、一番多く読まれているのが、セル内で改行する方法についての記事。

合わせて読みたい Excelでセル内で改行する2つの方法(Altキー、CHAR関数)
今回は、Excelのセル内で改行する2つの方法について。

セルの中で文字列を改行する方法について解説したものですが、意外と知られていないんですよね。スペース連打して改行とかしてたら絶対にダメですよ。

また、Excelの活用とはまったく関係ないですが、Excelに関するトリビアも紹介しています。

話のネタにぜひどうぞ。

合わせて読みたい 1.2 − 1.1 は0.1 じゃない??Excelに起こる驚きの計算結果
奇妙な現象を見つけてしまいました。「1.2 – 1.1」を計算させても、なんと「0.1」にならないんです!

ということでこのページでは、Excelに関する記事を総まとめで紹介してきました。

実はまだ、頭の中には書きたい便利技のネタがたくさんありますので、どんどん加えていきたいと思います。

よければまた、のぞきにきてください。それではこのへんで。