フォルダやファイルの「名前」を工夫して、管理をらくちんにしよう!

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

パソコンでファイルを管理するとき、フォルダやファイルの名前って、どうしてますか?

もしかして適当に付けていませんか?

今回は、名前のつけ方を工夫するだけで、フォルダやファイルの管理が楽になるテクニックをご紹介。

【このページのもくじ】
  1. フォルダやファイルの名づけルールを作るべき理由
  2. フォルダ名、ファイル名の先頭には数字を入れよう
    • フォルダやファイルの先頭に年月日(+時間)を入れる
    • フォルダやファイルの先頭に整理番号を振る
  3. ファイル名には、「ステータス」を入れておこう

フォルダやファイルの名づけルールを作るべき理由

わたしはふだん仕事で、色んな資料やデータを集めたり作ったりするので、フォルダの中があっという間に色んなファイルだらけになります。

実はわたしも、以前は特にフォルダやファイルの名前なんか、全く気にしていませんでした。

それこそ、Book1.xlsx みたいなファイルが普通にあったりしましたねぇ…

ファイル名を全く気にしていないフォルダのイメージ

でもそれだと、あとで過去の資料を探す必要が出てきたり、もしくは、自分以外の人がフォルダを見たときに、すごく困ることになるんですよね。

  • どれが何のファイルか分からない
  • 同じようなファイルがいくつもあって、どれが最新か分からない

みたいな事が起こります。

フォルダやファイルの名前を適当に付けていると、ファイルを探すのに時間がかかったり、ミスを犯したり、データを紛失したりするリスクは高まります。

また、一通り作業が終わってから、フォルダ名やファイル名をまとめて綺麗にするという手もありますが、あまりオススメは出来ません。

なぜなら、名前を変えることで、ショートカットが途切れたり、ExcelからPPTやWordへ、データがリンク貼り付けされていた場合などは、そのリンクも途切れてしまうからです。

リンクの切れたショートカット

わたしは今では、フォルダやファイルのネーミングにルールを設けています。

ルールに則ってフォルダやファイルを作ることで、管理がしやすいだけでなく、後から名前を変更する必要もなくなりました。

ルールと言っても、わたしが決めているのは次の2つのポイントだけです。

  • フォルダ名やファイル名の先頭には必ず数字を入れる
  • ファイル名には、ステータス(編集中/古い/完成など)を入れる

では、それぞれについて、解説をしてみたいと思います。

1.フォルダ名、ファイル名の先頭には数字を入れよう

まず、一つ目のルールは、フォルダ名やファイル名の先頭には、必ず数字を入れる ということです。

数字を入れる理由は、フォルダやファイルの、並び順を分かりやすくするためです。

フォルダやファイルは、記号数字(昇順)→英語(アルファベット順)→ひらがな・カタカナ(あいうえお順)→漢字(読みのあいうえお順)という順番に並ぶのが通常です。

182-3

これだと、分かりやすい並び順とは言えないので、フォルダ名やファイル名の先頭に数字を入れることで、並び順を分かりやすくしてあげるのです。

特にわたしが使うのは、次の2パターンです。

フォルダやファイルの先頭に年月日(+時間)を入れる

ファイルやフォルダを時系列順に並べたいような場合によく使うパターンです。

例えば、月単位で発生するフォルダやファイルの場合、年月を4ケタの数字にして、名前の先頭に入れたりします。

年月を4ケタの数字にして名前の先頭に挿入

あるいは、時間単位、分単位で発生するファイルの場合は、時間、分まで数字にして入れることもあります。(例:1512201330_正月キャンペーンWeb画面確認

さて、ここでのポイントは、数字には、必ず「年」の部分から含めるということ。

例えば、12月のファイルだからといって、「12_クリスマス企画」などどいう名前をつけてしまうと、翌年の12月にも、「12」で始まるファイルが出来てしまいます。

2015年12月なら、「1512_クリスマス企画」としておけば、翌年の12月には「1612」で始めることが出来るので、並び順の時系列が崩れることがありません。

(もちろん、「1512」だと、西暦2115年12月になったらどうするんだ? というツッコミはごもっともですが、まぁ少なくとも自分は生きてないし、会社が存続している可能性だって低いし、存続していたとしても、100年分も同じフォルダを使う可能性なんて限りなくゼロですから…)

フォルダやファイルの先頭に整理番号を振る

フォルダやファイルを時系列に並べる必要はないけど、きちんと整理して並べたい場合に、わたしがよく使うパターンです。

やり方はシンプルで、フォルダやファイルの先頭に、01、02、03… といったように、整理番号を振っておくのです。

フォルダ名の先頭に整理番号を振る

ここでのポイントは、1、2、3 という整理番号の振り方をしないことです。

1、2、3 と順番に振っていくと、10が出てきたときに、1, 10, 2, 3, 4・・・のように配置されてしまう場合があるからです。

なので、同じフォルダ内の整理番号が10を超える可能性がある場合は、01、02、03 としておくほうが無難です。

もちろん、ファイル数が100を超える見込みがあるなら、001、002、003 ですね。

あえて10番置きに整理番号を振るパターンも

ちょっと応用編ですが、わたしはあえて01、02、03 と整理番号を振らずに、010、020、030 という振り方をする場合があります。

過去に似たようなプロジェクトがなく、どんなフォルダやファイルが必要になるか、予測できない場合によく使います。

10番置きに振っておくと良いことは、間に新しいフォルダやファイルを挿入できることです。

例えば、010、020、030 と整理番号を振っておいて、010020の間に追加したくなったときに、015 といった追加が出来るのです。

もちろん、011、012などもまだ空きがありますから、更に追加したくなっても、ある程度は対応できますね。

2.ファイル名には、「ステータス」を入れておこう

わたしが設けている二つ目のルールは、ファイル名の中に、ステータスを入れておくことです。

ステータスというのは、編集中のファイルなのか、完成したファイルなのか、古いファイルなのか、というようなことです。

ファイル名にステータスを入れておくことで、間違えて完成したファイルを編集してしまったり、古いファイルを更新してしまうリスクを防ぐことが出来ます。

ファイルを間違えるのを防ぐ

わたしの場合は、主に次の4つのステータスを使うことが多いです。

  • work(作業中、編集中のファイル)
  • backup(バックアップとして残しているファイル)
  • fix(完成したファイル)
  • old(間違っているファイル、他に最新版が存在するファイル)

「1601_月例報告資料_work みたいな感じで使っています。

workファイルは、workと書いておくことで、自分が編集しているファイルを見失わなかったり、他の人が完成したファイルと間違って中を見たり、別の資料で使うのを防ぎます。

backupファイルは、頻度は多くありませんが、慎重な作業が必要で、各ステップごとに記録として残しておきたいような場合に、使っています。

fixファイルは、文字通り完成ファイルですので、fixとしておくことで、完成した資料であることを伝えるとともに、間違って編集してしまうことを防ぎます。

oldファイルは、バックアップに近いですが、資料の古いバージョンや、間違いが発覚した資料などに使うことで、誰かがその資料を転用するのを防きます。

さて今回は、パソコンでフォルダやファイルを管理するときに、名前の付け方を工夫するだけで、管理が楽になる方法について書きました。

決して、手間のかかるようなテクニックではありませんし、仕事の効率化やミス防止に繋がるので、ぜひ「なるほど!」と思ったら取り入れてみることをオススメします!

では、今日も頑張らずに楽しんでいきましょう~!