こんにちは。会社員ブロガーのユージーン(@Eugene_no2)です！
家族との時間を増やすため、料理するため、ブログを書く時間を作るため…
わたしにとって、いかに仕事を効率化し、残業を削減して早く帰るかというのが、日々重要なテーマになっています。
そこで今回は、実際にわたしが実践している、仕事を効率化することで残業を削減するための対策をまとめてみたいと思います。
特に事務職の方なら、きっと明日から実践できるものもあるんじゃないかと。
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目次
- 1 毎日帰る時間を決めれば、残業は削減できる
- 2 時間付きToDoリストを使って仕事を効率化する
- 3 会議を効率化するために、会議のオーナーを買って出る
- 4 頻繁なホウレンソウ（報告・連絡・相談）で仕事を効率化する
- 5 資料作成のスピードを上げる
- 6 「早く、雑に」という意識が仕事の効率を上げる
- 7 社内資料や社内メールには時間をかけない
- 8 メールチェックの頻繁を下げるだけで残業削減につながる
- 9 仕事環境を整えるだけで仕事は効率化できる
- 10 通勤中にアイデアを考えてみれば、残業削減に繋がる
- 11 仕事モードへの切り替えで、午前中の仕事を効率的に
- 12 「時間帯」に合わせて効率的にこなせる仕事を選ぶ
- 13 自分がやらなくてもいい仕事は他人に任せる
- 14 あいつは早く帰るやつだ、と思わせれば残業は削減できる
- 15 睡眠の質を高めれば、仕事の効率も高まる
毎日帰る時間を決めれば、残業は削減できる
これを一番最初に持ってきたのは、ものすごく大事だからです。
仕事を切り上げて帰る時間を決める。実はそれだけで、仕事は効率化し、残業削減につながります。
多くの人は小学生や中学生の頃、夏休みの宿題を夏休みが終わるギリギリになって一気に仕上げた経験があるんじゃないでしょうか。
夏休みが始まった頃は、計画的にやろうやろうと思っていても、結局なかなか進まないもの。
でも、逆に言えば、夏休みが終わる間際の集中力ってすごくありませんか？
それがなぜかといえば、締切が決まっているからです。
この「締切が決まっているときの集中力」を使わない手はありません。
毎日同じ時間である必要はありません。毎日、仕事の状況に合わせてその日の「帰る時間を決める」ことで、意図的に締切を作ってしまいましょう。
その際、「今日は７時に帰れたらいいな」という気持ちではなく「今日は絶対に７時に帰るんだ」という気持ちを持つことが大切です。
もちろん、仕事には不測の事態はつきものなので、決めた時間に必ず帰れるなんてことはありませんが、決めると決めないとではそもそも大違い。
仕事の後に予定を入れてしまう、なんてのも締切ができるので良いですね。
逆に帰る時間を決めないと、なんとなく、ダラダラと残業をするようになり、仕事の効率は下がってしまうものです。
時間付きToDoリストを使って仕事を効率化する
帰る時間を決めることとセットでオススメしたいのが、その日のToDo（やるべきこと）を「時間とともに」リストアップするということです。
ToDoリストくらい作ってるよ、という方は多いでしょう。
でも、そこに時間は書き込まれていますか？例えば、こんな感じに。
- Ａ社へのプレゼン資料作成（2：00）
- 定例会議出席（1：00）
- 定例会議の議事録作成＆発信（0：30）
- Ｂ社との打合せの振り返り＆タスク整理（1：00）
- XYZプロジェクトの進捗を部長に報告する（0：15）
- Ｃ君が作った報告書のチェックとフィードバック（0：45）
- 伝票処理・その他雑務（0：30）
わたしは15分単位で設定していますが、最低でも30分単位で設定するのが良いでしょう。
もちろん、各ToDoに設定した時間の合計と、帰ると決めた時間に整合性が無ければいけないのは当たり前です。
9時始業で、ToDoの合計が10時間なのに、17時に帰れるわけがありませんからね（笑）
一つ一つのToDoに締切を作るということ
わたしがToDoごとに予定の時間を設定することをオススメするのは、それぞれのToDoの時間設定がまた、締切の役割を果たすからです。
例えば、プレゼン資料を作るとき、何となく作り始めるのと、「このプレゼン資料は２時間で完成させなければいけない」という気持ちで作り始めるのでは、取り組み方が変わってきます。
何となく始めると、プレゼンの本筋とは関係ないところにこだわり始め、結果的にものすごく効率の悪い仕事になってしまうもの。（←わたしです）
でも、完成までにかけられる時間が決まっていれば、まず枝葉の部分は置いておいて、プレゼンに必要な根幹の部分から集中して作り始めることができます。
結果として、何となく作るよりも質の高い資料が、しかも効率的に作れることが多いですよ！
この積み重ねが、残業削減へと繋がるのです。
実際にかかった時間とのギャップを意識しよう
一つ一つのToDoに時間を設定して取り組んでも、当然ずれます。
設定時間を大幅に超えることもあるし、設定時間よりも短い時間でできることもあるかも知れません。
設定した時間と、実際にかかった時間にギャップが生まれるのは当然なんですが、大事なことは、生じたギャップを、ギャップと認識することなんです。
１時間で設定していた作業が、実際には２時間かかってしまったとします。都合1時間のオーバーです。
このとき、当初の見込みより１時間オーバーしたという認識と、なぜズレたのか？を意識することです。
見込みが甘かったからなのか、自分の作業に無駄があったからなのか、途中で想定外の事態が起きたからなのか…
これを常に意識しながら日々の仕事をこなしていると、徐々に設定時間と実際にかかった時間にギャップが生まれにくくなってきます。
つまり、作業にかかる時間の見立てが上手になるんですね。
そうなれば、決めた時間に実際に帰れる日が増え、効果的に残業を削減できるはずです。
ちなみに、設定した時間と、実際にかかった時間のギャップを知るには、時間を計る必要があり、１分単位でチェックする必要はないと思いますが、5分単位くらいでは、計ってみるのがオススメですよ。
余裕を持ってToDoスケジュールを組もう
制限時間付きToDoリストを作る上でもう一つ大事なことが、余裕を持ってスケジュールを組むということです。
1時間で終わる見込みの作業を、1.5時間に設定すべしという話ではありません。
その日の勤務時間を8時間にする予定なら、ToDoリストに載っているToDoの合計時間は6～7時間くらいにしておこう、という話です。
仕事というのは、常にイレギュラーなことが起きたり、突発的な依頼が舞い込んで来たりするもの。
制限時間ギリギリで作業スケジュールを組んでいた場合、一つでも仕事が割り込んでくれば、早く帰ることが出来なくなってしまいます。
そうさせないために、突発的な仕事に対応するためのバッファ（余裕）を予め設けておくことで、決めた時間に帰りやすくなるでしょう。
会議を効率化するために、会議のオーナーを買って出る
わたしは、会議のオーナー（時間を決めたり、議事進行をする人）を積極的に買ってでるようにしています。
そんなの面倒くさくない？と思うかも知れませんね。ええ。確かにちょっと面倒くさい。
でも、早く帰りたいなら、会議のオーナーになると、良いことがあるんですよ。
会議の日時を自分の都合で決められる
まず、会議の日時はオーナーが決めるわけですから、オーナーになれば、自分の都合に合わせて会議の日時を決められるということです。
残業が常態化している会社の場合、帰る時間に無頓着な人が会議のオーナーだと、遅い時間に会議を設定される可能性があります。
わたしの会社にも、18時からとか、19時からとか、定時を過ぎた時間に平然と会議を設定してくる人がいたりします。
そんな時間に設定されては早く帰ることなど出来ませんからね。
自分が会議のオーナーになれば、なるべく日中の時間帯に調整することもできるし、他の業務で忙しい日は外して、比較的とToDoに余裕がある日に会議を設定することもできるので、ダイレクトに残業を減らすことに繋がります。
進行によって会議を効率化する
また、会議のオーナーとして、会議の進行役になれば、会議を短時間で効率的に終わらせる努力もできるんです。
一番オススメなのは、会議の資料を事前にメンバーに共有しておいて、会議までに読んでおくように伝え、会議ではその資料の読み合わせはせず、いきなり議論や質疑応答から始める、というやり方。
そして結論が出るなど、会議が目的を果たせば、例え時間が余っていても、そこで会議は終了。打ち切りましょう。
よく、慣習のように１時間単位で会議が設定される会社って多いと思いますが、よく考えれば、あらゆる会議が１時間という同じ時間で終わるわけがありませんよね。
会議の時間は、キリの良い時間である必要なんか、本来無いんですよ。
45分で終わるなら、初めから45分で設定したっていいはずです。
ぜひ、積極的に会議のオーナーになって、会議を短時間で効率的に終わらせましょう！
それが早く帰ることや、残業削減につながります。
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頻繁なホウレンソウ（報告・連絡・相談）で仕事を効率化する
さて、続いての対策は、効率的に仕事を進めるために、頻繁な報告・連絡・相談、いわゆる「ホウレンソウ」を行う、ということです。
これは、結構大事です。
ホウレンソウを頻繁に行うなんて、手間に思うかも知れませんが、そうではありません。
ホウレンソウを行うのは、手戻りを防ぐためで、それが結局効率的に仕事を進めるコツになるのです。
例えば、こんなケースってありませんか？
あなたが、上司から企画書の作成を依頼されたとします。期日は３日後。
あなたは上司に言われた通りに企画書の作成を進め、３日後、完成した企画書を上司に見せると、こう言われます。
「んー・・・これはそもそも根本の仮説が間違ってるな。今の課題はグローバル化だから、国際競争力の視点がないと。そうなると提案内容もちょっとズレてるから、作り直してよ。」
さて、上司に内容のズレを指摘され、大幅な修正が必要そうです。
でも今日中に完成させなければなりません。
あー、今夜は何時に帰れるんだろう…、と。
こういう「手戻り」があるせいで、残業せざるを得なくなったり、帰れなくなることってあるわけです。
これを防ぐには、頻繁にホウレンソウを行うしかありません。
例えば、１日目に企画書の全体の構成と、大まかな提案内容だけを作って上司に共有、２日目に完成度７割くらいの状態で上司に共有するようにしましょう。
そうすれば都度、上司と考えを擦り合せながら進められるので、最後の最後でどんでん返しが起きたり、ものすごく時間のかかる手戻りが発生するリスクはとても小さくなるわけです。
上司の立場からしても、状況が分かるので、安心できますね。
一見余計な手間がかかるようで、実は仕事を効率的に進め、結果的に残業削減に繋がるのが、頻繁なホウレンソウなのです。
資料作成のスピードを上げる
資料作成にかかる時間を削減するために、資料作成のスピードを上げる。
これは読めばすぐに実践できる、という対策ではありませんが、特に事務職の場合、資料を作ることが多い人にとっては、非常に大事なことです。
単純な話、資料を作るスピードが1.5倍になれば、資料作成にかかる時間は３分の２で済みます。
1.5倍なんて、と思うかも知れませんが、資料作成には、短時間で効率よく、質の高い資料を作るための方法があります。
わたし自信も体感しましたが、それを実践して自分のものに出来れば、資料作成のスピードは格段に上がるはずです。
詳しくは、こちらの記事に詳しく解説しましたので、ぜひ参考にしてください。
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「早く、雑に」という意識が仕事の効率を上げる
早く、雑に。
これはわたしが常に意識していることです。
「雑に」というのは、テキトーにやるという意識ではなく、無駄な作業を生まないように、粗く仕事をするという意識です。
丁寧な仕事をモットーとしている人もいるかも知れませんが、仕事が丁寧というのは、一歩間違えれば、無駄な仕事を生むことにも繋がるものです。
無駄な仕事、やらなくても良かった仕事をしていると、仕事の効率は悪化し、残業時間は膨れ上がり、そして成果も上がりません。
粗く仕事を進めるのが先決で、丁寧に仕上げるのは最後の最後にしましょう。
詳しくは、別の記事に書きましたので、合わせてどうぞ。
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社内資料や社内メールには時間をかけない
資料を丁寧に作ったり、メールを丁寧に書くというのは、もちろん良いことです。
ですが、何事も「程度」が大切と言われる通り、それに時間をかけ過ぎるのは、良いことではありません。
特にビジネスにおいては、時間＝コストです。不要な部分にコストはかけないほうが良いですよね。
実際にわたしが意識しているのは、社外の人が見ることのない社内資料や社内メールは、できる限り時間をかけないようにする、ということです。
もちろん、人に何かを伝える以上、読みやすいことは大事ですが、社内なら、気を使い過ぎる必要はないわけです。
これは会社の風土によっても違うと思いますけど、例えばわたしは、取引先向けの資料ならば、文字のフォントや色の統一感から、挿絵（イラストやピクトグラムなど）、グラフの注釈まで細かく気を配ります。
ですが、それが社内の資料なら、そのへんはほとんど気にしません。
そこにこだわって時間をかけることに、あまり意味がないと思うからです。
取引先に向けたメールなら、敬語の使い方が正しいか、日本語のおかしな表現になっていないか、など気にしますが、社内のメールなら、多少表現がおかしくても、内容に間違いがなく、伝わる文章であれば、細かい点は気にせずに送ってしまいますね。
それこそ、「お疲れさまです」とかも最近は書かない場合のほうが多いですし。
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メールチェックの頻繁を下げるだけで残業削減につながる
わたしは、毎日平均して200通くらいのメールが届きます。人によっては、もっと多いでしょう。
よく、メールを送るといつでもすぐに返信してくる人がいます。
きっとメールが届くとポップアップで通知される設定にしているか、もしくは相当な頻度でメールチェックしてるのでしょう。
すぐ返してくれるのは、送る側としてはありがたいですが、もし早く帰りたいのなら、頻繁にメールチェックする習慣はマジで辞めたほうがいいですね。
頻繁にメールチェックしたり、返信したりすると、その分取り組んでいる作業が中断され、集中力が途切れてしまうからです。
仮に、就業8時間の間に50通が届くとしても、平均10分に1通以上の計算ですからね。
その度に気が散ったり、集中が途切れるのは、非常にもったいないことです。
何か資料を作るにしても、企画を考えるにしても、やるときはその作業に集中しましょう。
わたしの場合、メールチェックは、作業と作業の間にするようにしています。
職種によっては、頻度を高くせざるを得ないこともありますが、くれぐれも必要最低限に。
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同じ理由で、私用のスマホも、仕事中は通知すら気づかない場所にしまうようにしています。
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仕事環境を整えるだけで仕事は効率化できる
色んな仕事術を紹介してきましたが、仕事環境を整えるというのも、仕事を効率化するには重要な問題です。
机の上がごちゃごちゃしている、デスクトップがごちゃごちゃしている、周りの雑音がうるさい、空気が悪い。
これらはいずれも、仕事への集中力を奪われ、仕事の効率が悪くなり、残業が増える原因となります。
だから、仕事をする環境を整えるというのは、実はとんでもなく重要なことだとわたしは考えています。
特にパソコンのデスクトップや机の上がごちゃごちゃしている人は、まず整理してみることをオススメします。
詳しくはこちらの記事にまとめましたので、参考にしてください。
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通勤中にアイデアを考えてみれば、残業削減に繋がる
ところであなたは通勤中、何をして過ごしてますか？
新聞を読む、本を読む、ゲームをする、ぼーっとする。
わたしは別に人それぞれでいいと思ってます。ゲームだって悪いことばかりじゃないと思ってますし。
けどあえてここでは、早く帰るために、通勤中に出来ることについて。
わたしはよく、通勤中に仕事のアイデアを考えることがあります。
仕事って、もちろんオフィスじゃなきゃ出来ないこともありますが、何かアイデアを考えるのって、オフィスじゃなくても出来ますよね。
むしろわたしは、机に向かってウーンと考えるよりも、フラフラ歩きながらのほうが、良いアイデアが浮かんだり、頭がクリアになって思考が整理できるタイプです。
アイデアが浮かぶ、考えが整理できるということもちろん、通勤中であっても仕事が進んでいることになるので、結局は早く帰れて、残業削減にも繋がるというわけですね。
これは向いてる人と向いてない人がいると思いますが、ぜひ一度試してみて下さい。
ただし、常に頭の中が仕事でいっぱいになってしまうと、脳がリフレッシュできず、仕事への集中力が落ちてしまうので、ほどほどに。
仕事モードへの切り替えで、午前中の仕事を効率的に
仕事の効率を上げることで残業時間を削減しようとする中で、わたしが大事だと思うのが、朝のスタートダッシュ。
眠かったり、まだ頭がボーっとしている状態で仕事を始めるのと、バッチリ仕事モードに頭が切り替わっている状態で仕事を始めるのとでは、雲泥の差があります。
特に朝は、脳の疲労が少なく、仕事を効率的に進めるのに最適な時間。
この時間にスタートダッシュできるかどうかで、一日の仕事の効率が全然違ってきます。
わたしのオススメは、出勤前になにかしら、脳を仕事モードに切り替えるためのルーチンを取り入れること。
わたしのルーチンについては、こちらの記事で紹介していますので、ぜひご参考に。
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出勤前のルーチンで気持ちを「仕事モード」に切り替える方法 | No.2宣言 会社員のわたしが毎朝実践している、気持ちを「仕事モード」に切り替えるための「ルーチン」について… |
「時間帯」に合わせて効率的にこなせる仕事を選ぶ
時間帯というのはつまり、朝一、午前中、お昼過ぎ、夕方、夜みたいな話です。
わたしの場合、午前中が一番頭が冴えていて、お昼過ぎはかなり眠くなり、夕方過ぎになると集中力が落ちてしまいます。
だから、出来る限り、午前中は企画書作成などクリエイティブな作業、お昼過ぎは人と話すミーティング、夕方以降は、それほど集中力を必要としない単純作業やメール返信、というように、１日の中で時間帯を意識して、仕事をこなすようにしてます。
もちろん、締切やメンバーの都合などで思い通りに行かない日も多いですが、時間帯に適した仕事が出来ると、効率的に仕事が進むのは、実感としてありますね。
どの時間帯にどんな仕事が適しているかは、人によって違うかも知れません。
わたしの同僚にも、午前中よりも、夕方のほうが集中力が高まる、なんて人がいますし。
これまで時間帯を意識していない人はぜひ、自分の特性を分析して、時間帯に合わせて仕事をコントロールしてみませんか？
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「時間帯」を意識して、仕事を効率的に片づける仕事術 : No.2宣言 わたしは会社の仕事でもブログを書くときでも、「時間帯」をかなり意識しています。 なぜかと言うと、時間帯によって、効率的にこなせる仕事の種類が違うから… |
自分がやらなくてもいい仕事は他人に任せる
わたしの同僚にも、慢性的に帰りが遅い人がけっこういますけど、その中には、「自分がやらなくてもいい仕事」に時間をかけている人が割といるように感じます。
残業を減らして早く帰りたいなら、自分がやらなくてもいい仕事は、積極的に他人に任せましょう。
それは決して、人に仕事を押しつけようという話ではなく、自分がやるべき仕事に集中しよう、という話です。
会社で仕事をしていると、自分が本来進めるべき仕事のほかに、頼まれ仕事がバンバン入ってくることがありますよね。
そういう横入りしてくる仕事に対応することも必要ですが、それによって本来やるべき仕事に集中できなくなるのは避けねばなりません。
例えばわたしの場合、派遣スタッフや、アルバイトの方でもできる仕事は、極力自分ではやらないようにしています。
あるいは、派遣スタッフに出来なくても、階級が下の社員にできる仕事なら、彼らに任せることも多い。
もちろん、彼らの業務状況によっては、自分でやらざるを得ない場合もありますが。
自分がやらなくてもいい仕事をなるべく他人に任せることで、早く帰りやすくなりますし、本来自分がやるべき仕事に集中できるので、仕事の効率化にもつながることでしょう。
あいつは早く帰るやつだ、と思わせれば残業は削減できる
同僚や上司から、「あいつは早く帰るやつだ」という印象を与えること。
これは仕事術とはちょっと違いますが、残業時間を削減して早く帰るための対策としては、割と重要ではないでしょうか。
普段から遅くまで会社に残って残業ばかりしている人が、たまに早く帰ろうとすると「えっ？あいつどうした？」と思われます。
でも普段から、周りよりも早く帰っている人は、早く帰ろうとしても何も思われません。
これはもう、そういうものとしか言いようがありません。
もし、あいつは毎日早く帰りやがって、と思われるのが嫌なら、みんなより朝、少しだけ早く会社に来るのがオススメです。
「ただ早く帰るやつ」は批判されますが、「早く来て早く帰るやつ」はむしろ尊敬されたりしますからね。
いや、そもそも労働時間で批判されるって、めちゃくちゃオカシイことなんですけどね。
睡眠の質を高めれば、仕事の効率も高まる
最後は仕事と直接関係ありませんが、重要な事です。
毎日きちんと質の高い睡眠をとることが、残業を減らして早く帰ることに間接的につながります。
つまり、体のコンディションを整えることで、仕事の効率を上げよう、という話です。
ある製薬会社が20代～50代の有職男女に行ったアンケート調査によると、よく眠れた日の仕事のパフォーマンスを100%とすると、「あまりよく眠れなかった時」は平均55%まで落ちる、という結果だったとか。
睡眠不足で仕事の効率が落ちるというのは、皆さん実感しているんですね。
仕事の効率を上げ、早く帰るために、睡眠時間をたっぷりと確保するとともに、睡眠の質を高める工夫をしていきましょう。
| 合わせて読みたい |
就寝前に取り入れよう！睡眠の質を高める方法を総まとめ : No.2宣言 睡眠の重要性を知り、睡眠の質を高めることに取り組んでいます。 今回は、私が実践しているものを含め、私が調べた睡眠を質を高める方法 について… |
ということで今回は、仕事を効率化して 残業を削減するための対策をまとめてみました。
残業を削減して早く帰りたい人にオススメの書籍です。
