Excelのグラフをパワポに貼るなら「リンク貼り付け」にしておくべき理由

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

私は仕事柄、Excelで作った表やグラフを、パワーポイント資料に大量に貼り付けます。

Excelからパワーポイントに表やグラフを貼り付けるなら、絶対的に「リンク貼り付け」がオススメです。

今回はその理由について書きたいと思います。

なお、このページでは、Excelデータを、パワポ資料に貼り付ける方法について解説していますが、Word文書に貼り付ける場合でも、基本的な操作方法は同じですので、Wordで資料作成される方は置き換えて読んでいただけたら幸いです。

そもそも「リンク貼り付け」ってなに?

Excelでコピーしたい部分をコピーして、パワポ資料上で右クリックして貼り付けようとすると、いくつかの貼り付け書式パターンから選ぶことが出来ます。

右クリックの貼り付けパターン

画像として貼り付けるパターンや、Excelの中にグラフを埋め込むようなパターンも。

しかし、私のオススメする「リンク貼り付け」は、これらの貼り付けパターンのいずれでもありません。

やり方は後ほど解説しますが、「リンク貼り付け」ではその名の通り、貼り付けた部分が、元のExcelファイルにリンクされた状態になるんです。

リンク貼り付けのイメージ

パワポ資料に貼られたグラフと元のExcelがリンクされていると、2つの良い事が起こります。

  1. 貼り付けた部分をダブルクリックすると、元のExcelファイルを開くことが出来る
  2. 元のExcelファイルのデータを修正すると、貼り付け先のパワポ資料にも修正が反映される

まだピンと来ないかも知れませんが、このメリットが計り知れないので、私はほぼ100%、「リンク貼り付け」を使っています!

「リンク貼り付け」のメリット

私が常に「リンク貼り付け」を選択する理由は、「リンク貼り付け」にすることで、資料作成の時間が大幅に短縮出来るという強烈なメリットがあるから です。

特にデータの間違いやレイアウトを直したり、データの更新が必要になる場合には。

データの修正が必要になっても大丈夫!

Excelで作った表やグラフを、画像や埋め込みで貼り付けていると、もしデータやグラフの体裁、フォントなどの修正が必要になった場合、

  1. 元のExcelデータを修正
  2. パワポにデータを貼り直し

という作業を踏むことになります。

1箇所だけなら、まだ大したことはありませんが、10箇所も20箇所もあったらもう大変です。

それだけで膨大な時間を消費してしまいます。

貼り直しは膨大な時間を浪費する

しかし、「リンク貼り付け」を選択していれば、

2.パワポにデータを貼り直し

の作業が不要になるんです。

なぜかというと、10箇所でも20か所でも、Excelデータの修正が全部終わったら、一括して「リンクを更新」すればパワポ資料に全て反映してくれるからです!

これは便利ですよ!

データを更新するのも楽チン!

例えば毎月の定例会議で、前月の売上を報告するような資料を作るとしましょう。

こういったときも、グラフや表を「リンク貼り付け」して資料を作るのがオススメです。

翌月、データを更新した資料を作ろうとしたときに、Excelデータさえ更新してしまえば、パワポ資料へ貼り付ける作業は不要になりますから

積み重なれば、大きな時間の削減になるはずです。

レイアウト調整もスムーズ!

私、けっこう資料の見栄えにもこだわりたいタイプの人間です。

そうすると、例えばExcelからパワポ資料にグラフを貼りつけたとき、グラフが横長すぎたりすると、直したくなっちゃうんですよね。

レイアウト調整したくなっちゃうグラフ

パワポにグラフを貼ってみては、Excelに戻ってレイアウトを微修正して…、みたいなことをよくやります。

こんな時にも、「リンク貼り付け」になっていれば、Excelファイルだけ直せばよく、パワポ資料にはいちいち貼り直す必要がないのは便利ですし、時間の短縮にもなります。

「リンク貼り付け」の使い方の解説

さて、ここからは、「リンク貼り付け」の使い方について解説します。

「リンク貼り付け」の方法

「リンク貼り付け」の方法自体は、特に難しくありません。

まず、Excelで貼り付けたい部分をコピーします。

([Ctrl][C]、または右クリックして「コピー」)

貼り付けたい部分をコピー

続いて、パワポ資料に貼り付けるわけですが、「リンク貼り付け」をするためには、 [ホーム] タブの [貼り付け] のプルダウンから、「形式を選択して貼り付け」を選択します。

「形式を選択して貼り付け」を選択

すると、新しく「形式を選択して貼り付け」のウインドウが表示されるので、ここで「リンク貼り付け」を選択し、OKボタンを押します。

(「貼り付ける形式」は、「Microsft Excel ワークシートオブジェクト」のままでOK)

「リンク貼り付け」を選択

これで、「リンク貼り付け」は完了です。

データを編集する方法

「リンク貼り付け」では、パワポ資料に貼り付けた後でも、データを修正することが出来ます。

貼り付けた部分をダブルクリックすると、Excelのリンク元部分に飛ぶので、ピンポイントの修正なら、そちらのが便利です。

貼り付けた部分をダブルクリックで編集できる

もしくは、通常通りにExcelファイルを開いて、修正を行えば問題ありません。

ただし、Excelファイルの修正は、自動的にパワポ資料に反映されるわけではないので、「リンクの更新」が必要になります。

リンクの更新方法

「リンク貼り付け」では、Excelとパワポがリンクされてはいますが、Excelに加えた変更を全て反映させるためには、「リンクを更新」、つまり同期が必要です。

リンクを更新するには、 [ファイル] タブから [情報] を開き、右下のほうにある「ファイルへのリンクの編集」をクリックしてください。

「ファイルへのリンクの編集」をクリック

すると、パワポ資料に「リンク貼り付け」されている箇所の一覧が表示されますので、全て選択して「今すぐ更新」をクリックすれば、全てのリンクを最新状態に更新することが出来ます。

リンクを選択して「今すぐ更新」

リンクを解除する方法

後ほど詳しく書きますが、完成したパワーポイント資料は、Excelへのリンクを全て解除した状態で保存しておくのがオススメです。

リンクを解除するにはまず、[ファイル] タブから [情報] を開き、「ファイルへのリンクの編集」をクリックします。

「ファイルへのリンクの編集」をクリック

続いて、解除したいリンクを選択し、「リンクの解除」をクリックすれば、Excelファイルへのリンクを断ち切ることが出来ます。

解除したいリンクを選択して「リンクの解除」

複数のリンクを一気に選択することも出来るので、すべてのリンクをまとめて解除することも可能です。

「リンク貼り付け」の注意点

「リンク貼り付け」はとても便利でオススメできる機能ですが、落とし穴もあるので、ここからは知っておくべき注意点についても、解説しておきます。

Excelファイルの場所、ファイル名、シート名を変更しないこと!

これが、「リンク貼り付け」の最大の落とし穴だと思います。

もし、資料の作成中に次のような作業をすると、パワポ資料と元のExcelファイルとのリンクが切れてしまうのです。

  • Excelファイル自体の場所の変更(別のフォルダへの移動)
  • Excelファイルのファイル名の変更
  • Excelファイルの中のシート名の変更

Excelファイルに対してこれらの変更をすると、パワポ資料が、リンク元のファイルやシートを探し出せなくなってしまい、リンクが途切れてしまうのです。

リンクが途切れてしまえば、当然Excelファイルを編集したところで、パワポ資料には反映されません。

また、状態でリンクを更新しようとすると、エラーが表示されてしまいます。

リンクされたファイルが見つかりません

ですので、Excelファイルで作業する時には、途中で変えなくて済むように、ファイルの保管場所や名称を慎重に検討しておくことをオススメします。

リンクが途切れてしまった場合の対処法については、改めて別の記事で書く予定です。

完成したパワポ資料はリンクを解除しておこう

先ほども説明した通り、「リンク貼り付け」の特徴は、Excelファイルを編集すれば、パワポ資料にも編集が反映されること。

それは、Excelファイルに間違いがあって修正する場合には、大変役に立ちます。

しかし裏を返せば、何かの手違いで、元のExcelファイルを削除してしまったり、データを改変してしまった場合、パワポ資料上のデータも消えたり、変わってしまうということ。

なので、パワポ資料は完成したら、リンクを解除した状態で、保存しておきましょう。

解除方法は、先ほど説明した通りです。

私のオススメは、Excelへのリンクが残ったままの作業用ファイルと、リンクを解除した保存用ファイルを、両方保管しておくことです。

つまり、作業用ファイルをコピーして複製を作り、一方のリンクを解除して保存用ファイルとするのです。

作業用ファイルと保存用ファイル

こうすることで、誤って完成したパワポ資料がExcelによって害される事も無いですし、万が一データに間違いがあったり、データの更新が必要になっても、作業用ファイルが残っているので対応できます。

メール添付で送る時はリンクを解除しよう

パワポ資料をメール添付で他の人に送る場合、リンクは解除した状態で送ってあげたほうが親切な場合が多いです。

リンクを解除しないまま送った場合、相手がファイルを開こうとすると「リンクを更新しますか?」というメッセージが表示されます。

しかし、更新しようと思っても、元のExcelファイルにその人がアクセスできなければ、「更新出来ませんでした」となってしまいます。

それなら、最初から(リンクを最新に更新した上で)リンクを解除してから送ってあげたほうが、余計なメッセージも出てこないので親切ではないでしょうか?

さて今回は、Excelで作成したグラフや表を、パワポ資料に貼る場合に「リンク貼り付け」がオススメの理由について、まとめてみました。

紹介した通り、落とし穴もありますが、「リンク貼り付け」をうまく使いこなせば、非常に便利で、パワポ資料を作成する時間も短縮できるはずです。

ちなみに、パワポ資料作成の時短テクについては、こんな記事も書いてます。

 合わせて読みたい  パワポ資料の作成スピードを上げる小技テクニック5選 : No.2宣言
パワポ資料の作成スピードアップのために知っておくべき小技テクニックのご紹介…

ともあれ、「リンク貼り付け」をまだ使っていない人がいたら、ホントにもったいないです!

ぜひ、パワポ資料にExcelデータを貼るような仕事をされている方は、取り入れてみて下さい。

では、今日も頑張らずに楽しんでいきましょう~!