メールが大量に届く人必見!メールを効率よく処理する方法

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

私の会社のメールには、一日平均して200通ほどのメールが届きます。

全てをまともにチェックしていたらメールチェックだけで終わってしまいます。

今回は、私が実践している、大量メールを効率よく処理していく方法のご紹介。

メール処理の自分ルールを決めよう

私の勤めている会社では、プロジェクトごとにメーリングリストが存在します。

また、やりとりを記録に残すという観点から、電話だけで済ますことは少なく、メールを多用し、さらには、社内や取引先にメールを送る際には、関係者は必ずCcに入れるという文化(社風?)があります。

そのため、私は管理職ではありませんが、それでも一日平均200通ほどのメールが届くんです。

管理職になれば、もっと多くのメールが届くことになるでしょう。

大量のメールは効率的に処理したい

そんな大量のメールにまともに付き合ってられませんので、私は効率よく処理するためにメール処理のルールを決めています。

メールを少しでも効率的に処理したい、メールチェックにかかる時間を短縮したい、という方は、私が自分で決めているルールを参考に、オリジナルのルールを決めることをオススメします。

メール処理のポイントは3つ

まず初めに、私が実践しているメール処理のルール・方法のポイントを大まかにまとめると、次の3つに集約出来ます。

  1. 一日のメール処理のタイミングを決める
  2. メールのタイプごとに処理方法を変え、未読メールを残さない
  3. 不要なメールはどんどん削除していく

基本的にこれだけです。詳しくは、この後それぞれについて、まとめていきます。

もちろん、人それぞれ仕事の役割や性質によって、合う、合わないがあると思いますので、考え方をベースにカスタマイズしてもらえればと思います。

一日のメール処理のタイミングを決める

まず一つ目のルールは、一日の中でメール処理のタイミングを決めておくことです。

これが私の実践するメール処理ルールの中では、最も重要な考え方です。

ほとんどの人は、メール処理以外に、資料を作ったり、チェックをしたり、時間を割いて取り組むべき作業があるはずです。

その際、ついやってしまいがちなのが、作業中についメールボックスが気になって、新着メールを確認してしまうこと。

ついつい新着メールが気になる

人の集中力には限界があります。

もし、別の作業中に新着メールを見てしまうと、せっかくの作業への集中が途切れてしまいます。

特に新着メールが、何か対応しなければならないような内容ならなおさらです。

もちろん、新着メールを見ている時間も無駄になってしまいます。

新着メールは、作業を妨げる以外の何者でもないのです

まずはそのことを認識しましょう。

新着メールのお知らせ機能はオフに

メールソフトには、新着メールをポップアップなどでお知らせしてくれる機能があります。

新着メールのお知らせ機能

このお知らせ機能は、新着メールが来たことを瞬時に教えてくれるわけですが、先ほども書いたように、新着メールは作業の妨げ以外の何者でもありません。

つまり、新着メールのお知らせ機能は、メールを効率よく処理したい人にとっては、ありがた迷惑な機能なんです。

大量のメールを効率よく処理したいなら、この機能はオフにしましょう。

メールチェックするタイミングを決めよう

新着メールに気を取られないようにするために、メールチェックのタイミングを決めましょう。

つまり、設定したメールチェックのタイミング以外には、メールボックスを開かない、ということです。

メールチェックのタイミングを決めよう

私は基本的に一日に4回、メールチェックのタイミングを設定しています。

  • 出社してすぐ(8~9時頃)
  • お昼過ぎ(12~13時頃)
  • 夕方(15~16時頃)
  • 退社前(18~20時頃)

私はこのようにタイミングを決めてはいますが、ある程度の柔軟性を持たせています。

何故かというと、会議などの予定や、こなすべくタスクの量は日によって違うので、毎日同じようにはいかないからです。

日によって時間が大幅にずれることもあれば、回数自体が増えたり減ることもあります。

特に営業系の職種など、取引先へのメールに早急に対応しなければいけない場合は、メールチェックの回数を増やしてもいいと思います。

メールチェックの回数は増やしてもOK

それよりも重要なことは、メールチェックの時間と、それ以外の作業に充てる時間を、明確に切り分けることです。

メールチェックのときはメールチェックに集中し、作業の時はその作業に集中するのです。

私は、本当に作業に集中したいときには、メール画面を閉じてしまうことさえあります。

タイプごとにメールの処理方法を変えよう

さて、ここからは具体的なメール処理の方法です。

メールには、色んなタイプのメールがあります。

返信が不要なもの、必要なもの、すぐに返答できるもの、返答に時間がかかるもの、数か月後に読み返したいもの…

私はいくつかのメールタイプごとに、処理の方法を変えています。

すぐに処理出来るメールはその場で対応

私はメールチェックをしている際、すぐに処理できるメールは、その場で対応してしまいます。

明確に基準を設けているわけではありませんが、イメージとしては5分以内に返せるメールは、その場で返します

すぐに返せるメールは即レスで!

すぐに返せるメールを、対応しないまま放置してしまうと、後々対応しなければいけないメールが溜まってしまい、何も良いことはありません。

了承だけで済むメール、考えたり、調べたりせずにすぐに答えられるようなメールは、メールチェック時にそのまま即レスしてしまいましょう。

時間のかかるメールは返信してタスクリスト(ToDoリスト)へ

続いては、すぐに返答できないメールの場合です。

例えば、3日後の会議まで答えが出ない、自分が考えたり、調べたりしなければならないようなメールには、その場で一度返信をして、タスクリスト(ToDoリスト)へ入れています。

その場で返信するメールには、

  • メールを受け取ったこと
  • 返信には時間がかかること
  • (約束できるなら)返信の期限

を伝えます。

その上で、そのメールへの対応を、タスクリスト(ToDoリスト)に追加します。

タスクリスト(ToDoリスト)へ追加

大事なことは、メールを未読や未対応のまま放置しないということです。

返答に時間のかかるメールについては、既読にした上で、そのメールへの対応をタスクにしてしまうのです。

その際、メールの相手には、メールを放置しているように思われないために、まず一度返信をしておくのがオススメです。

後で見返したいメールはアラートやカレンダーへ

メールの中には、返信は必要なくても、後で見返す必要が出てくるメールがあります。

例えば、2週間後のイベントの詳細の連絡など、今は必要ないけど、後々必要になってくるメールです。

私は、後々見返したいメールの場合、既読にした上でカレンダーへ追加しています。

見返したいメールはカレンダーへ追加

そのメールを見返す必要がある日付の予定に、メールの内容をまるごとコピーして入れておくのです。

そうすることで、必要な日に、必要な情報を再度、読み返すことが出来るようになります。

メールチェック後の未読メールは常にゼロに

ここまでにまとめてきたメール処理は、どのタイプのメールでも未読のままメールを残すことはありません。

つまり、私はメールチェック後には、未読メールは常に1件も残らないようにしているんです。

メールチェック後の未読はゼロに

受信ボックスに未読メールがあると、その未読メールが何なのか気になってしまいますし、何かタスク(ToDo)が残っているような感じがしてしまうんです。

そうすると何だか気持ち悪いし、効率的に仕事をする妨げにもなってしまうと思います。

返信してしまうか、タスクに追加するか、カレンダーに追加するか。

いずれかの処理をすることで、未読メールを残すことが無くなります。

不要メールはどんどん削除しよう

最後にもう一つ、メール処理に関して実践していることがあります。

それは、不要なメールはその場で削除していくということ。

その時には必要なメールであっても、そのメールが1か月後、1年後に必要になることはほぼありません。

そうしたメールを削除することで、メールボックスも軽くなりますし、後から本当に必要なメールを探す手間も楽になります

ちなみに、私が削除している不要なメールは、次のようなものです。

処理済みで、見返す必要のないメール

メールへの対応が終わって、後から見返す必要も一切なくなったメールです。

私の場合、契約条件などの重要な内容が記載されたメールでない限り、取引先からのメールであっても、基本的には削除してしまいます。

不要と思ったメールはその場で削除

「念のため」と思って残しておいても、後からそれが本当に必要になることは、まずありません。

誰かに送った資料などは、必ずフォルダで保管されているので、データが消えて困ることもありません。

自分はCCに入っているだけで、自分にとって重要じゃないメール

これは、自分にとって必要じゃないと分かった時点で、即刻削除しています。

こういうメールこそ、メールボックスの容量とメール一覧の行を食うだけで、残しておくメリットがありません。

仮に、もし必要になっても、そのメールは他の人にも送られているわけですので、最悪その人のメールボックスに残っていればOKなわけですから。

何度も返信が繰り返されているメールの古いもの

よくメールでお互いに何度も返信、返信を繰り返し、メールでの会話が長く続くことがあります。

私の会社や取引先では、メールの返信時に必ず、返信したメールの履歴を残して返信するのが慣習なので、メール本文を下のほうへスクロールしていくと、それまでのメールの内容が全てくっついています。

何度も返信が繰り返されたメール

そうすると、一番最新のメールだけ残しておけば、過去の会話の内容は全てそのメール内に残っていることになります。

なので私は、返信が何度も繰り返されている場合には、一番新しいメールを残して、古いメールは削除するようにしています

まとめ:大量のメールを効率的に処理する方法

今回は、一日平均200通ほどメールが来る私が実践している、メールを効率的に処理する方法をまとめてみました。

改めて要点をまとめると、

  • 一日の中でメール処理をするタイミングを決めて、他の作業をする時間とは明確に切り分け、それぞれに集中する。
  • チェックしたメールはすぐに返信するか、タスクリストやカレンダーに追加し、未読のまま残さないようにする。
  • 自分に関係ないメールや不要になったメールは、残しておかず、受信ボックスからどんどん削除する。

これらを実践するだけで、メールを処理する効率は上がると思いますので、ぜひ取り入れてみて下さい。

ただし、職種や仕事の内容によって、必要なメールの対応は違うと思いますので、このページで紹介した考え方をベースに、自分に合ったメール処理ルールへと、アレンジすることをオススメします。

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では、今日も頑張らずに楽しんでいきましょう~!