こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です！
私の会社のメールには、一日平均して200通ほどのメールが届きます。
全てをまともにチェックしていたらメールチェックだけで終わってしまいます。
今回は、私が実践している、大量メールを効率よく処理していく方法のご紹介。
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目次
メール処理の自分ルールを決めよう
私の勤めている会社では、プロジェクトごとにメーリングリストが存在します。
また、やりとりを記録に残すという観点から、電話だけで済ますことは少なく、メールを多用し、さらには、社内や取引先にメールを送る際には、関係者は必ずCcに入れるという文化（社風？）があります。
そのため、私は管理職ではありませんが、それでも一日平均200通ほどのメールが届くんです。
管理職になれば、もっと多くのメールが届くことになるでしょう。
そんな大量のメールにまともに付き合ってられませんので、私は効率よく処理するためにメール処理のルールを決めています。
メールを少しでも効率的に処理したい、メールチェックにかかる時間を短縮したい、という方は、私が自分で決めているルールを参考に、オリジナルのルールを決めることをオススメします。
メール処理のポイントは３つ
まず初めに、私が実践しているメール処理のルール・方法のポイントを大まかにまとめると、次の３つに集約出来ます。
- 一日のメール処理のタイミングを決める
- メールのタイプごとに処理方法を変え、未読メールを残さない
- 不要なメールはどんどん削除していく
基本的にこれだけです。詳しくは、この後それぞれについて、まとめていきます。
もちろん、人それぞれ仕事の役割や性質によって、合う、合わないがあると思いますので、考え方をベースにカスタマイズしてもらえればと思います。
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一日のメール処理のタイミングを決める
まず一つ目のルールは、一日の中でメール処理のタイミングを決めておくことです。
これが私の実践するメール処理ルールの中では、最も重要な考え方です。
ほとんどの人は、メール処理以外に、資料を作ったり、チェックをしたり、時間を割いて取り組むべき作業があるはずです。
その際、ついやってしまいがちなのが、作業中についメールボックスが気になって、新着メールを確認してしまうこと。
人の集中力には限界があります。
もし、別の作業中に新着メールを見てしまうと、せっかくの作業への集中が途切れてしまいます。
特に新着メールが、何か対応しなければならないような内容ならなおさらです。
もちろん、新着メールを見ている時間も無駄になってしまいます。
新着メールは、作業を妨げる以外の何者でもないのです。
まずはそのことを認識しましょう。
新着メールのお知らせ機能はオフに
メールソフトには、新着メールをポップアップなどでお知らせしてくれる機能があります。
このお知らせ機能は、新着メールが来たことを瞬時に教えてくれるわけですが、先ほども書いたように、新着メールは作業の妨げ以外の何者でもありません。
つまり、新着メールのお知らせ機能は、メールを効率よく処理したい人にとっては、ありがた迷惑な機能なんです。
大量のメールを効率よく処理したいなら、この機能はオフにしましょう。
メールチェックするタイミングを決めよう
新着メールに気を取られないようにするために、メールチェックのタイミングを決めましょう。
つまり、設定したメールチェックのタイミング以外には、メールボックスを開かない、ということです。
私は基本的に一日に４回、メールチェックのタイミングを設定しています。
- 出社してすぐ（8～9時頃）
- お昼過ぎ（12～13時頃）
- 夕方（15～16時頃）
- 退社前（18～20時頃）
私はこのようにタイミングを決めてはいますが、ある程度の柔軟性を持たせています。
何故かというと、会議などの予定や、こなすべくタスクの量は日によって違うので、毎日同じようにはいかないからです。
日によって時間が大幅にずれることもあれば、回数自体が増えたり減ることもあります。
特に営業系の職種など、取引先へのメールに早急に対応しなければいけない場合は、メールチェックの回数を増やしてもいいと思います。
それよりも重要なことは、メールチェックの時間と、それ以外の作業に充てる時間を、明確に切り分けることです。
メールチェックのときはメールチェックに集中し、作業の時はその作業に集中するのです。
私は、本当に作業に集中したいときには、メール画面を閉じてしまうことさえあります。
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タイプごとにメールの処理方法を変えよう
さて、ここからは具体的なメール処理の方法です。
メールには、色んなタイプのメールがあります。
返信が不要なもの、必要なもの、すぐに返答できるもの、返答に時間がかかるもの、数か月後に読み返したいもの…
私はいくつかのメールタイプごとに、処理の方法を変えています。
すぐに処理出来るメールはその場で対応
私はメールチェックをしている際、すぐに処理できるメールは、その場で対応してしまいます。
明確に基準を設けているわけではありませんが、イメージとしては５分以内に返せるメールは、その場で返します。
すぐに返せるメールを、対応しないまま放置してしまうと、後々対応しなければいけないメールが溜まってしまい、何も良いことはありません。
了承だけで済むメール、考えたり、調べたりせずにすぐに答えられるようなメールは、メールチェック時にそのまま即レスしてしまいましょう。
時間のかかるメールは返信してタスクリスト（ToDoリスト）へ
続いては、すぐに返答できないメールの場合です。
例えば、３日後の会議まで答えが出ない、自分が考えたり、調べたりしなければならないようなメールには、その場で一度返信をして、タスクリスト（ToDoリスト）へ入れています。
その場で返信するメールには、
- メールを受け取ったこと
- 返信には時間がかかること
- （約束できるなら）返信の期限
を伝えます。
その上で、そのメールへの対応を、タスクリスト（ToDoリスト）に追加します。
大事なことは、メールを未読や未対応のまま放置しないということです。
返答に時間のかかるメールについては、既読にした上で、そのメールへの対応をタスクにしてしまうのです。
その際、メールの相手には、メールを放置しているように思われないために、まず一度返信をしておくのがオススメです。
後で見返したいメールはアラートやカレンダーへ
メールの中には、返信は必要なくても、後で見返す必要が出てくるメールがあります。
例えば、２週間後のイベントの詳細の連絡など、今は必要ないけど、後々必要になってくるメールです。
私は、後々見返したいメールの場合、既読にした上でカレンダーへ追加しています。
そのメールを見返す必要がある日付の予定に、メールの内容をまるごとコピーして入れておくのです。
そうすることで、必要な日に、必要な情報を再度、読み返すことが出来るようになります。
メールチェック後の未読メールは常にゼロに
ここまでにまとめてきたメール処理は、どのタイプのメールでも未読のままメールを残すことはありません。
つまり、私はメールチェック後には、未読メールは常に１件も残らないようにしているんです。
受信ボックスに未読メールがあると、その未読メールが何なのか気になってしまいますし、何かタスク（ToDo）が残っているような感じがしてしまうんです。
そうすると何だか気持ち悪いし、効率的に仕事をする妨げにもなってしまうと思います。
返信してしまうか、タスクに追加するか、カレンダーに追加するか。
いずれかの処理をすることで、未読メールを残すことが無くなります。
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不要メールはどんどん削除しよう
最後にもう一つ、メール処理に関して実践していることがあります。
それは、不要なメールはその場で削除していくということ。
その時には必要なメールであっても、そのメールが１か月後、１年後に必要になることはほぼありません。
そうしたメールを削除することで、メールボックスも軽くなりますし、後から本当に必要なメールを探す手間も楽になります。
ちなみに、私が削除している不要なメールは、次のようなものです。
処理済みで、見返す必要のないメール
メールへの対応が終わって、後から見返す必要も一切なくなったメールです。
私の場合、契約条件などの重要な内容が記載されたメールでない限り、取引先からのメールであっても、基本的には削除してしまいます。
「念のため」と思って残しておいても、後からそれが本当に必要になることは、まずありません。
誰かに送った資料などは、必ずフォルダで保管されているので、データが消えて困ることもありません。
自分はCCに入っているだけで、自分にとって重要じゃないメール
これは、自分にとって必要じゃないと分かった時点で、即刻削除しています。
こういうメールこそ、メールボックスの容量とメール一覧の行を食うだけで、残しておくメリットがありません。
仮に、もし必要になっても、そのメールは他の人にも送られているわけですので、最悪その人のメールボックスに残っていればOKなわけですから。
何度も返信が繰り返されているメールの古いもの
よくメールでお互いに何度も返信、返信を繰り返し、メールでの会話が長く続くことがあります。
私の会社や取引先では、メールの返信時に必ず、返信したメールの履歴を残して返信するのが慣習なので、メール本文を下のほうへスクロールしていくと、それまでのメールの内容が全てくっついています。
そうすると、一番最新のメールだけ残しておけば、過去の会話の内容は全てそのメール内に残っていることになります。
なので私は、返信が何度も繰り返されている場合には、一番新しいメールを残して、古いメールは削除するようにしています。
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まとめ：大量のメールを効率的に処理する方法
今回は、一日平均200通ほどメールが来る私が実践している、メールを効率的に処理する方法をまとめてみました。
改めて要点をまとめると、
- 一日の中でメール処理をするタイミングを決めて、他の作業をする時間とは明確に切り分け、それぞれに集中する。
- チェックしたメールはすぐに返信するか、タスクリストやカレンダーに追加し、未読のまま残さないようにする。
- 自分に関係ないメールや不要になったメールは、残しておかず、受信ボックスからどんどん削除する。
これらを実践するだけで、メールを処理する効率は上がると思いますので、ぜひ取り入れてみて下さい。
ただし、職種や仕事の内容によって、必要なメールの対応は違うと思いますので、このページで紹介した考え方をベースに、自分に合ったメール処理ルールへと、アレンジすることをオススメします。
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