効率的な仕事の仕方は「早く、雑に」という意識から生まれる

仕事が効率化できれば早く帰れる

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

わたしは以前、コンサルティングの仕事をしていましたが、当時はその忙しさから、とにかく「どうすれば効率的な仕事が出来るか?」ばかり考えて仕事をしていました。

そこで自然と身についたのが、「早く、雑に」という仕事の仕方

現在は別の会社に転職しましたが、転職後もこの考え方と仕事の仕方のお陰で、比較的早い段階で、戦力と認めてもらえたり、信頼を得ることができました。

この「早く、雑に」という効率的な仕事の仕方は、特に事務系のビジネスパーソンなら必ず通用するはずなので、解説してみようと思います。

「丁寧な仕事」と「無駄な仕事」は紙一重

効率的な仕事の仕方をするコツは、とにかく「早く、雑に」。

わたしは常にこの考え方を持って仕事をしています。

雑に」というと違和感を感じる人も多いでしょうが、「テキトーにやる」という意味ではなく、どちらかというと「粗くやる」という感覚。

君って仕事が丁寧だね

と言われると、ポジティブな印象を受けるものですが、「丁寧な仕事」というのは、一歩間違うと「無駄な仕事」になるリスクをはらんでいます。

例えば、上司から

○○市場について、調べておいて欲しい

と言われて、自分なりに考えて片っ端から資料を集めたり、出来る限りの分析をして、見栄えのよい立派なパワポ(PowerPoint)の報告書を上司に提出したとしましょう。

それを作るには、当然時間もかかったはずです。きっと作り上げた満足感もあるかも知れません。

ところが報告書を見た上司から、

うーん、よくここまで調べてくれたけど、○章は要らないし、○章も重要じゃないな。逆に、○○の視点が抜けてるから追加してくれ。

なんて言われたりします。

これってつまり、不要な資料を作ったり、その資料のために情報収集や分析を行った時間は、残念ながらムダだったということになります。

つまり、全く非効率的な仕事の仕方だったということ。

また、仮に上司の求める必要な内容の資料であったとしても、見栄えをよくする必要があったかどうかは、甚だ疑問です。

見栄えのよいプレゼン資料

もっと言うと、パワポの資料すら必要なくて、Excelにまとめたデータを見せながら、口頭で説明すれば十分だったかも知れません。

もちろん、これは上司が何を必要としていたか(=ニーズ)次第なので、ケースバイケースですが、仕事は求められていないこと、必要とされていないことはやるべきではないと、わたしは思います。

なぜなら、そこにかける時間があったら、もっと「本当に必要なこと」に時間をかけたほうが効率がいいから。

つまり、「丁寧な仕事」と「無駄な仕事」は本当に紙一重だということです。

ちょっとかなり細かい話ですが、わたしは基本的に社内メールで「お疲れさまです」は不要だと思っているんですが、それも突き詰めると同じ理由です。結局は「ムダ」なんですよ。

「雑に」やれば仕事は「早く」なる

もちろん、ただ「雑に」仕事をこなしても、それは価値にはなりません。

わたしの意識している「雑に」はどちらかというと「粗く」という意味です。

一つ前の章で、丁寧と無駄は紙一重だという話をしましたが、わたしが粗い仕事を心がけている理由は、無駄な作業を無くし、効率的な仕事の仕方が出来るからです。

そのために重要なのは、粗い状態で出来るだけ素早く、上司やメンバーへの共有を行うことです。

素早く上司への共有を行う

例えば、上司から資料作成などを任されたとき、素早く粗い状態で上司に共有すれば、上司から指摘を受けたとしても、軌道修正もしやすく、軌道修正する時間も十分にあります。

そうやって、軌道修正しながら資料作成を進めていけば、無駄な資料を作らずに済みますよね。

そうすれば、短い時間で、上司が求めるアウトプットに仕上げることが出来るので、仕事が早くなります。

ビジネスにとってスピードはものすごく価値になりますし、仕事の効率がアップするので、早く帰れることにも繋がります。

仕事が効率化できれば早く帰れる

つまり、粗い状態で素早く、こまめにホウレンソウ(報告・連絡・相談)をしながら進めることで、無駄がなくなり、効率的な仕事の仕方になるのです。

逆に、こまめなホウレンソウをせずに、丁寧に作りこんだ状態で、期限ギリギリの状態で上司に共有し、上司から指摘を受けた場合、それまでに作ったアウトプットが無駄になるだけじゃなく、軌道修正のために残された時間もなく、結果的に遅くまで会社に残るようなことになりかねません。

また、粗い状態でこまめに共有しながら進めることは、上司や周囲のメンバーにとっては安心感につながるので、信頼や評価も得やすくなる効果もあると思いますね。

「早く、雑に」仕事をする具体的な方法とは?

早く、雑に」と言っても、あまり具体的なイメージが沸かないかも知れないので、わたしの普段の仕事の仕方を紹介しながら解説したいと思います。

資料はとりあえず、作らずに進める

例えば、「○○市場について調べておいて欲しい」とか、「○○事業の課題を整理してみて欲しい」みたいな仕事を引き受けたと仮定します。

わたしは基本的にムダな資料を作りたくないので、あとあと必要になると分かっていても、いきなり資料を作り始めるようなことはしません。

まずは、どんな作業が必要かを考えながら、それを箇条書きにして整理します。例えば、「○○市場について調べる」という仕事なら、何を調べるべきかをまず、書き出していきます。

例えばこんな感じ。

・市場の現状
 ・市場の歴史
 ・市場規模の推移
 ・代表的な参入企業の特徴
  ・売上・利益推移
  ・企業理念
  ・強み・課題
・市場の将来性
 ・市場に影響する政治的な動き
 ・市場に影響する経済的な動き
 ・市場に影響する社会的な変化
 ・市場に影響する技術的革新
 ・代替市場の可能性
 ・業界団体、専門家の予測
・参入障壁
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このときにわたしが一番よく使うのは、ワード(Word)です。

といっても、ただ箇条書きで整理しているだけなので、メモ帳でも問題ないレベルです。(メモ帳の文字ってなんか読みにくいから嫌い、くらいの理由です。)

箇条書きメモを関係者に共有する

こんな感じでやるべきことを箇条書きで整理するだけなら、それほど時間はかかりませんよね。

細かい内容はぜんぜん未着手なので、超「粗い」状態です。たぶん、細かく検討していけば、抜け漏れもあるかも知れません。わたしはこういう状態を「」と呼んでいるわけです。

そして次にわたしがやるのは、この箇条書きのメモを、出来るだけ早く上司や関係者に共有することです。

Word文書をそのまま添付して送ったり、あるいはメールにべたうちして送ってしまいます。

こんな感じで進めようと思っているんですけど、ご意見あればお願いします!

みたいな感じで。

そうすると、たいていは意見がもらえるので、それを反映させながら、実際に情報収集などを進めていきます。

ただし、わたしの場合はここでもまだ、資料は作りません。

集めてみたけど結局使わない情報やデータ」みたいなものも、出てくる可能性があるので。

資料を作り始める前に、再度共有する

わたしの場合、パワポ資料などは作らないまま、ExcelやWordメモ内に、一通りデータ収集や分析を終えた状態で、再度関係者に共有します。

データはプロジェクタで投影して、分析結果のメモ書きなどは印刷して配る場合が多いですね。

まぁ、この時点ではパワポ資料などは無いんですが、存在するメモやデータなどを使って、口頭で概要を説明してしまうわけです。これもやっぱり「」です。

口頭で内容を共有する

ここでは、抜け漏れが無いかとともに、パワポなどの資料が必要かどうかの確認をします。

こういう仕事の進め方をすると、たまに起こるのが、口頭での説明で上司や関係者が満足して、わざわざパワポ資料にまとめる必要がなくなるケース。

もしくは、資料は作るけど、調べたデータや分析全てを資料に載せる必要はなくて、抜粋版やサマリー版を作ればそれでOKみたいなケースは、割と頻繁にあります。

こうなると、必要の無かった資料を作成する手間が省け、必要最低限の努力で、上司や関係者の満足を得られることになるのです。

ここでは何かを調べるという例を挙げましたが、基本的にどんな仕事であっても、素早く、粗く、こまめに共有しながら進めるという仕事の仕方は有効です。

ということで今回は、わたしが心がけている「早く、雑に」という効率的な仕事の仕方について書きました。

なるほど、と思った方はぜひ明日から取り入れてみてください。

また、効率的な仕事の仕方に早く帰るための具体的なコツについても書いてますので、こちらもどうぞ。

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では、今日も頑張らずに楽しんでいきましょう~!

仕事が効率化できれば早く帰れる