現代版電話のビジネスマナーはこうあるべき!電話のメリット・デメリット

こんにちは。ユージーン(@Eugene_no2)です!

わたしは大の電話嫌いです。特に仕事においては。

その理由については、「電話嫌いの僕が、電話ばかり掛けてくる人を信用できない理由」の中で書きました。

今回は、そんな電話嫌いのわたしが考える、現代の電話のビジネスマナーについて。

ビジネスシーンでの電話のメリット

まず、電話のビジネスマナーを考える上で、電話のメリットとデメリットについて整理してみます。

電話はスピーディな会話のキャッチボールが出来る

まず、電話のメリットといえば、何よりスピーディな会話が出来ること。

メールでも会話は出来ますが、文字にして送る、それを読む、返事を書く、それを読む、という流れで、どんどん時間が経っていきます。

電話なら話す、答える、なので非常にスピーディです。

電話は半強制的に相手を呼び出せる

電話は着信によって、半強制的に相手を呼び出す事が出来ます。

これも急ぎの連絡が必要な場合には、大きなメリットになります。

メールだと、相手がいつメールチェックするか分からないですからね。

電話は会話の内容が残らない

ビジネスにおいては、話した内容が残らない、というのも、実は電話のメリットとなり得ます。

もちろん、相手が意図的に録音すれば別の話ですが、普通は通話内容は記録されません。

つまり、電話で話したことの証拠を残したくないときには、電話は便利です。

メールなら、必ず内容がデータとして残ってしまいます。

ビジネスシーンでの電話のデメリット

続いては電話のデメリットについて。

電話は相手の都合を考えない

わたしが電話嫌いの理由でも書きましたが、電話は半強制的に相手を呼び出すので、相手の都合を無視することになります。

それによって、相手や、その打合せ相手の仕事を邪魔し、相手の時間を奪うことにも繋がるんですよね。

電話は会話の内容が残らない

先ほどメリットとして挙げた点ですが、会話の内容が残らないことは、当然デメリットにもなります。

後から言った、言わないでトラブルになることも多いですから、きちんとやりとりの記録をメールで残しておく、というのは、必要な考え方です。

現代の電話ビジネスマナーのあるべき姿

では、ここからはわたしが考える、現代版電話のビジネスマナーについてです。

メールで済む内容は電話を使うな

まず、前提として、電話は極力使わないことがマナーと言えるでしょう。

その理由は、何と言っても相手への気遣いのなさ、相手やその周囲の人間の時間を強制的に奪う乱暴さです。

メールで済むなら、メールで。

これが常識となっていくでしょうね。

上の世代の人の中には、メールが苦手(というか、キーボードで入力するのが苦手)という人もいるでしょう。

でもだからって、むやみに人の時間を奪っていいことにはならないと思うんです。

電話をすべきタイミングはいつか

電話嫌いのわたしですが、しかしそうは言っても電話にもメリットがあり、必要なタイミングはあると思います。

実際、仕事で電話を使うことはよくあります。

会話やディスカッションが必要なとき

その一つが、メールでやりとりしててもラチがあかないとき。

どうしたって、言葉は文字入力するよりも、喋ったほうが早いです。

その点、混みいった問題をディスカッションするのに、メールは向きません。

そのような場合は、電話を使うほうが圧倒的に便利ですね。

ただしその場合、電話の時間がある程度長くなるので、メール等で事前に「電話でディスカッションさせて欲しい」ということは伝えるようにしています。

緊急を要するとき

あとは、緊急時にはもちろん電話を使います。

すぐに対処しないとトラブルになるような場合には、強制的にでも相手を呼び出す必要がありますね。

そういう場合は、相手の時間を奪うことへの気遣いは不要で、むしろいかに早く問題を解決ふるかを考えるべきです。

内容を文章に残したくないとき

あとはこれ。会話の内容を残したくないとき。

職種によっては結構あるかも知れません。

ちょっと話を盛って提案をよく見せたいときとか、100%確証があるわけじゃないことを、真実かのように語りたいときとか(笑)

相手がメールを見てくれないとき

最後は、メールを送っても返ってこない、メールを確認してくれているのか分からない、というとき。

忙しい人や、メールチェックに怠慢な人に多いですが、メールだけだと仕事にならず、電話で強制的に確認しなければいけないケースはあります。

先に書いたような理由で、なるべくならそんなことしたくないし、そうしなくても仕事が回るのが理想なんですけどね。

時代が変わればビジネスマナーも変わるべき

ということで今回は、今の時代のあるべき電話のビジネスマナーについて書きました。

昔は、ビジネスにおける連絡手段は電話が当たり前だったんでしょう。

わたしも新入社員時代のビジネス研修では、大事な連絡は電話で、と教わったような気がします。

でも、時代が変われば、ビジネスマナーも変わるべきだと思います。

成長が当たり前の時代が終わり、効率性や生産性をより重視すべき今、相手の時間を強制的に奪う電話は、時代遅れになりつつあります。

今後はメールに代わってチャットなどが連絡手段として台頭してくるかも知れませんね。

逆にいまだに電話文化をひきづってる会社は、マジで時代遅れだなと感じます。

あなたの会社の連絡手段や文化は、時代にあってますか?それともいまだに電話文化ですか?